コラム

格安で使える秘書代行サービスはどれ?価格で徹底比較

近年、受電対応を中心とした代行サービスが増えてきており、どのサービスであれば安く利用でき、かつ自社に合ったサービスであるのか分からないという方も少なくないでしょう。

今回は、格安のサービスを選ぶ時の注意点に注目しました。できるだけ費用を抑えて利用したいが、値段だけでなく効果的なサービスかどうかも重視したいという方は最後までチェックしてみてください。

サービスの料金や相場

料金相場としては、大体、受電対応1コールにつき100円から150円程度、月額にすると10,000円から15,000円程度が相場であるといえるでしょう。

秘書代行と類似の言葉に『電話代行』がありますが、ほぼ同じサービスを指します。ただ、秘書代行の場合は秘書的な業務の代行が含まれている場合もあり、より受電対応の幅が広がるために、少々割高である可能性もあるでしょう。

格安のサービス5選

以下、上記でご紹介した金額を相場と仮定して、それ以下の金額で利用できるサービスをご紹介していきます。

株式会社渋谷オフィス

株式会社渋谷オフィスは25年以上秘書代行サービスを提供している実績ある企業です。そのため、経験豊富なオペレーターが受電対応をしてくれます。

新人オペレーターに関しては、入社後6カ月間の長い研修を経たオペレーターしか実務にあたることができません。依頼する側としては、どのオペレーターにも安心して受電対応を任せることができるでしょう。

価格は月間コール40回に対して5,000円と、10,000円以下で利用できるプランがあるのも魅力です。

株式会社インターコード

株式会社インターコードは月額980円のプランなど、利用環境に応じた様々なプランを用意している企業です。他にも、経営コンサルティングやホームページ作成など、企業に必要なサービスを多く扱っているため、一括で依頼すれば事務フローを一本化することができるでしょう。

また、価格は月間100コールの受電であれば9,800円、20コールであれば2,980円と、状況に応じてプランを変更できるのも利点です。

MKサービス

MKサービスは月額2,960円で利用できる格安プランを提供するサービスです。低価格かつ高品質なサービスを目指し、10年以上同様の料金を維持しているといいます。

拘束期間もなく、10日間のお試しサービスもあるので、秘書代行サービスを利用することに不安のある方でも安心して利用することができるでしょう。

ジェイリーム

ジェイリームは初期0円、月額基本料金0円かつ電話を取次いだ分だけの課金制で利用できる格安の秘書代行です。

一般的な秘書代行は月間〇コールまでで〇円と決められていましたが、ジェイリームの場合はプリペイドカードを1,000円単位で購入して電話を取り次いだ分だけの支払いとなるので、受電対応が少ない企業でも安心して依頼することができます。

特に、個人事業主やこれから新規店舗を開店するなど、あまり秘書代行にコストをかけたくない、どのくらいの電話がかかってくるか分からないという場合は、プリペイド制の秘書代行を選択すると良いかもしれません。

Smart desk

Smart deskはIT商材を多く取り扱う株式会社Wizのサービスです。株式会社インターコードと同様に、秘書代行と合わせて、企業の経営コンサルティングや、話題のIT製品などを取り扱っているため、窓口を一本化して依頼できるのも利点でしょう。

なお、Smart deskは100コールまでで10,000円と、1コール換算で100円の格安で利用できます。更には、在宅ワークの広がりなどで利用機会の増えた、チャットワークやスラックなどのチャットツールを利用して、業務連携を行うことができるので、スムーズなやり取りが可能です。

格安という理由だけで選ぶのは要注意

格安で利用できるサービスが多くありますが、『格安』だけで選ぶのはリスクがあります。

というのも基本料金が格安であるだけで、オプションや追加サービスを付帯しなければならない、質が悪いために顧客や取引先からの印象を下げてしまう可能性もあるからです。ここからは、格安の秘書代行の利用を検討するときに、注意して見ておくべき点を解説していきます。

オペレーターの質

まずはオペレーターの質についてです。サービスのなかには研修などを受けていない、フリーランスを雇って行っているサービスもあるかもしれません。更には、新人のアルバイトが研修期間に対応していたということもあるでしょう。

そうすると、しどろもどろな対応や曖昧な対応で、顧客や取引先からの企業の印象を下げてしまうことにも繋がりかねないのです。

まずは、オペレーターの質を見抜くためにも

  • 決められた研修期間を経たオペレーターが対応しているのか
  • 秘書代行自体にどのくらいの利用実績があるのか

という点を重視して検討すると良いでしょう。

追加サービスが必要になるかどうか

月額料金にプラスして、追加サービスが必要かどうかも確認しておかなければなりません。秘書代行サービスの中には、電話番号の利用や社員名の登録など、細かいオプションをつけると結果的に他の秘書代行サービスよりも割高になってしまうものもあります。

企業の受電対応において、秘書代行にどのくらいのサービス内容を求めるのか、総合的に判断しましょう。

お試し体験や返金保証があるか

無料体験を用意したものや返金保証のあるサービスも多いものの、格安のプランだけ対象外といったケースもあります。

いざ利用してみるとオペレーターの質が悪く、クレームに繋がってしまうなど返金対応を求めたくなる場合もあるかもしれません。一度お試しで利用して、その後続けて利用するかどうかの判断をしたいという場合は、返金保証の有無もあわせて確認しておくようにしましょう。

導入の目的を明確化する

また、どのような目的で導入するのかを明確化しておくことも大切です。電話代行のみの依頼でよいのであれば、サービスの中で最も格安なプランでも満足できるでしょうし、他業務も依頼したいのであれば、価格だけで選ぶよりも他のサービス内容に目を向けながら総合的に判断することができるでしょう。

秘書代行を選ぶ時には、価格だけではなくて、秘書代行を導入する目的やそれに対する費用対効果などを加味したうえで選択すると、結果的に求めているサービスを格安で利用することに繋がるというわけです。

格安のサービスをおすすめするケース

このように、価格だけでなく、サービスの内容にも目を向けておかなければならないということです。それゆえ、あまりにも格安過ぎるサービスを利用すると逆にリスクを伴う企業もあるので注意が必要です。

そこで、最後に格安の秘書代行サービスをおすすめするケースはどんなケースなのか、ご紹介していきましょう。

起業したばかりで受電が少ない

まずは受電数が少ない、もしくはどのくらいの受電数があるか読めない場合です。この場合は、最初から質を求めて料金の高い秘書代行サービスに登録してしまうと、思ったような費用対効果が得られずコストだけがかかってしまうことになりかねません。

起業したばかりの方は、少ないコール数のプラン、もしくは従量課金制のプランなどを契約すると、格安でも安心して利用することができるでしょう。

個人事業主で受電が少ない

個人事業主で受電数が少ない場合も同様です。秘書代行サービスの中には月間20コールまでの小規模事業者向けのプランを展開しているサービスもあります。

個人事業主であれば1日1コールあるかないかの事業も多いかと思いますので、格安の秘書代行サービスで十分なサービスを受けられるでしょう。

なるべくコストを抑えたい

秘書代行サービスを利用したいが、なるべくコストを抑えたいという企業も、格安サービスを利用することをおすすめします。

ただし、その場合は秘書代行というよりは電話応対のみの『電話代行』よりのプランが多くなってくるかと思いますので、秘書代行にどんなサービスを求めているのかも明確化しておくとよいでしょう。

人材コストを抑えたい

受電対応、および秘書的な業務に費やす人件費を格安に抑えたいという企業にも格安な秘書代行サービスがおすすめです。

特に秘書代行サービスと名乗るサービスは電話対応だけでなく秘書業務にも対応しているサービスがあります。面接の受付や受注対応などの業務を格安に任せたい場合は格安な秘書代行サービスにそれらの業務を依頼してみると、そこに割いていた人材コストを削減することができるはずです。

受電以外の業務は特に必要ないケース

先述に、格安の秘書代行のプランでは基本的な対応しか基本料金に含まれていないケースもあると申し上げました。なるべく格安に秘書代行を利用したく、受電以外のその他の業務の委託や、オプションの付帯をしなくてもよいという場合は、格安の秘書代行でも十分に満足できるはずです。

まとめ

本記事では、10,000円以下の格安で利用できる秘書代行サービスを5社比較し、併せて格安な秘書代行サービスを選ぶときの注意点について解説いたしました。

ただ単に格安なサービスというだけでは、内容や質が伴っておらず利用してみて初めて曖昧な部分に気が付く可能性もあるかもしれません。秘書代行に受電対応だけでなく、他に業務を任せたいのか、どこまで任せたいのかを明確化しておくことで、それ相応の費用感なども加味しながら良いサービスを検討することができるでしょう。

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