コラム

秘書代行サービスで電話がないオフィスへ|サービスの特徴

顧客や取引先企業からの受電対応や受付対応など、既存の従業員で対応している企業も多いでしょう。しかし、こうした受電業務を代行して行う「秘書代行サービス」として様々なサービスが登場しているのをご存知でしょうか。

特に新型コロナウィルスをきっかけにテレワークで、会社への出勤を原則としない働き方も取り入れられてきました。そのなかで受電業務の対応について考える企業も増えてきているでしょう。

そこで今回は秘書代行について、その特徴からメリット・デメリット、おすすめサービスをご紹介していきます。

秘書代行

企業へ入る電話の一次対応として、代わりに対応するサービスです。受電対応を行ったうえでその内容を企業や担当者に報告をしてくれる仕組みであるため、安心して業務に集中することができるでしょう。

機会損失を防げる

企業の規模や従業員の人数によっても異なりますが、企業へかかってくる問い合わせや注文などに対応することができない場合もあるでしょう。しかし、こうした受電対応の漏れによって、受注や契約の機会損失が生じる可能性もあるのです。

そこで企業の代わりに、秘書代行サービスを利用することで、漏れなく受電業務を遂行することができるようになるでしょう。

受電対応を他社のオペレーターが行うことへの不安

受電対応は、顧客や取引先からの印象を左右する重要な役割になります。そのため代行サービスを使う場合は社外での対応となるため、不安に思う方もいらっしゃるでしょう。しかしプロのオペレーターが企業の一員として受電を担当するため、質の高い対応を期待できます。専門の研修を受けたうえで、企業の一員としての対応を行うため、これまでよりも受電対応の質が向上する可能性が高まるでしょう。

秘書代行と電話代行の違い

同様の意味合いを持つものとして「電話代行サービス」が挙げられます。秘書代行サービスと電話代行サービスの両者は、どちらも基本的には同義のサービスとして認識して問題ありません。

しかし、秘書代行サービスではさらに便利なサービスや機能を備えている場合もあるため、それぞれの特徴を以下でご紹介していきます。

電話代行

電話代行サービスは、受電対応~受電内容の報告までをサービスとして含んでおり、基本的な一次的対応をしてもらえるサービスと言えるでしょう。

秘書代行

電話代行サービスと同様のものとして捉えられます。しかし一部のサービスでは、求人応募の対応や従業員に関するスケジュールに関する対応といった、さらに「秘書」的要素を取り入れた代行サービスとして展開しているものもあります。

受電対応だけでなく、より幅広い対応をしてもらいたい場合にはサービス内容や機能を確認してみましょう。

秘書代行のメリット

代行サービスを利用する上でのメリットを以下でそれぞれ解説していきます。電話代行サービスのメリットとしも同一として認識してみてください。

業務効率を改善できる

受電業務をなくすことができるため、従来の業務により集中することができるでしょう。電話の着信音や電話対応がなくなることで、業務を中断する要因も減らすことができます。業務効率の改善に繋げることができるでしょう。

人件費削減

企業で受電対応のスタッフを用意する場合、その人件費が膨大にかかるでしょう。しかし秘書代行サービスを利用することで人件費を抑えることが可能になります。場合によっては、格安のサービスや成果報酬型サービスを利用することで10,000円以下に抑えることも可能です。

しかも基本的にオペレータ―の教育等はサービス提供会社が行うものとなりますので、教育コストもかけずに質の高い受電対応が可能になる点も大きな魅力のひとつと言えるでしょう。

受電対応の質

専門の研修を受けたプロのオペレーターが対応することになるため、これまで自社の社員が対応してた場合、より電話対応の質が上がるメリットも享受できるでしょう。

専門分野の業種に対応できる代行サービスもあります。従来であれば専用の教育が必要な場合も、代行サービスを利用することで大きなコストや人件費をかけずに質の高い受電対応を期待することができるでしょう。

秘書に近いサービス

電話代行と同義として受電対応が基本サービスとなるでしょう。しかし、サービスによっては秘書的なサービスの対応が可能なものもあります。

資料請求や商品受注、求人応募やセミナー予約受付、社員のスケジュール対応などをサービス内容に含んでいるものもあるため、より受電対応の幅を広げて委託することもできるでしょう。


秘書代行を利用するデメリット

サービスを利用するデメリットとして考えられる点を以下でご紹介していきます。

コストがかかる

代行サービスを利用する場合は、利用料金としてコストがかかります。毎月の月額料金として発生するものが一般的であるためランニングコストとして毎月コストがかかるという点ではデメリットとして考えられるでしょう。

しかし、受電業務のスタッフを用意している場合や専門でない従業員で受電対応も賄っている場合も

人件費が発生しています。総合的にみれば、代行サービスを利用することでコストを抑えられるのではないでしょうか。

企業の情報を外部に共有する

受電対応を委託する場合、企業情報や事業内容に関する情報も共有することになるでしょう。そこで企業の情報が漏れるということも可能性としては少なからずあるでしょう。

しかし各サービスではこうした注意点をルールとして設けているはずなので基本的には過度な心配は不要と言えるはずです。

格安で利用できる秘書代行サービスもある?

秘書代行サービスは様々な会社のものが数多く提供されています。サービス内容や提供会社によって提供される金額も大きく異なるという点も注意しておきたいポイントです。

できるだけ費用を抑えて導入したいという場合には、格安の料金で提供されてるサービスを比較する必要があるでしょう。しかし、他社サービスとの比較で著しく格安で提供されているサービスは、オペレーターの質に不安があったり、受電対応数が少なく設定されている場合もあります。

受電対応は顧客や取引先との重要な接点の場でもあるため、格安という点だけで決定するのではなく、最低限のサービスや質を確保できるものを選ぶようにしましょう。

また、サービスによっては成果報酬型を採用したものもあります。コストを極力抑えるためには、受電した分だけ料金が発生するという仕組みを利用するのも良いかもしれません。

秘書代行のおすすめ

秘書代行として5つのサービスを以下で厳選してご紹介していきます。是非サービス比較の参考にしてみてください!

渋谷オフィス

渋谷オフィスでは、基本的な受電業務から従業員のスケジュール対応等の、秘書的要素の強い部分まで対応可能なプランを用意しています。

用途や予算に合わせて5つのプランで月額3,000円~25,000円で提供。受電業務の幅を広げて安心してお任せすることができるでしょう。

e秘書

ベルシステム24が提供する秘書代行サービス「e秘書」では、日本語だけでなく多言語での対応が可能となっています。よりグローバルな事業展開を行う企業の場合でも安心して受電業務を任せることができるでしょう。また戻り時刻や出張時の案内等の対応、予約管理やシステム入力が可能なプランもあるため従来の基本的に受電対応に加えて、さらに便利な機能を活用することもできるようになっています。

費用感としてはプランによって異なりますが、月額10,000円~104,000円で展開。24時間365日体制で利用することができるプランもあるため、業種によっては深夜対応にも重宝できるでしょう。

Lancers Assistant

株式会社ランサーズが展開する秘書代行サービス「Lancers Assistant」。基本的な受電業務を行います。費用感としては基本料金として50件までの受電対応で月額5,000円と費用を抑えた導入が可能となっています。51件目以降の受電対応の場合、従量課金として1件につき100円(101件目以降は200円/件)で発生する仕組みとなっています。

小規模のオフィスや受電数の少ない場合はこうしたプランえ費用を抑えることが可能になるでしょう。

あんしん電話当番サービス

株式会社TMJが提供する「あんしん電話当番サービス」では、24時間365日、ご希望の時間の受電業務代行を行っています。平日だけでなく休日や深夜の対応も可能になっています。曜日や時間帯の指定をしたうえでの利用も可能となっているため、柔軟性のある利用ができる点が魅力でしょう。

料金プランとしては月額22,500円~、初期費用30,000円としています。料金に関しては時期によって割引等を行っている場合もあるため確認してみてください。

スマートデスク

株式会社Wizが提供する基本的な受電対応を行う「スマートデスク」。受電対応から受電報告までスムーズに代行するサービスとしています。受電報告ではビジネスで定番のSlackやChatworkでの報告が可能となっているため、業務中でもリアルタイムで確認することができるでしょう。

費用感は月額10,000円~30,000円のプランを展開しています。10,000円のプランでも100件の受電対応が含まれている点も魅力的です。

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まとめ

今回は秘書代行の特徴、メリットデメリット、おすすめサービスを総合的にご紹介してきました。基本的には「秘書代行」と「電話代行」は同義として認識して問題ないでしょう。しかし秘書代行サービスのなかには、より専門的な対応や企業にとってより便利なサービスを利用できるものもあります。面接受付や受注受付、従業員のスケジュールに関する対応も希望する場合は、秘書サービスとしてそれぞれのサービスを比較してみるとより便利なサービスを見つけることができるでしょう。

是非秘書代行・電話代行サービスの参考にしてみてください!


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