コラム

会社への営業電話の断り方!時間をかけずに対応するコツ

企業にかかってくる電話は、取引先や消費者からの連絡だけではありません。ときには営業電話がかかってくることもあるでしょう。営業電話は、今は取引がなくとも今後繋がる可能性もあるので電話を切るのが難しく、通話が切りにくいという問題があります。

電話に時間がかかれば、その後の業務進行に遅れが出ることも考えられますから、悩んでいる方も多いはずです。そこで身に着けたのが、営業電話のスマートな断り方です。本記事では営業電話の断り方を例文をまじえて解説していきます。

営業電話は業務効率を悪化させる

1日のうちかかってくる電話には、業務に関係のない営業電話がかかってくることがあります。例えば広告掲載の営業や、法人携帯の勧誘などは、営業電話として代表的ではないでしょうか。

営業電話の厄介なところは、電話に出ないとどんな内容の電話か分からない点です。毎回営業電話に対応していると、本来の作業の手が止まり、時間ばかり経ってしまったという経験のある方も少なくありません。

また営業電話をかけてくる相手は、電話営業に対するノウハウがあります。断られても構わず話しを続けてくる方や、さも担当者を知っているかのように営業電話をかけてくることも考えられるでしょう。営業電話は断り方を知っていないと、いつまでも電話が終わらず、業務効率を悪化させます。

営業電話の見分け方

営業電話は、あの手この手で電話をかけて来るので、営業電話か業務に関わる電話か見分けることが重要です。こちらでは見分けがつきやすいケースと、そうではないケースに分け見分け方を解説していきます。

営業電話と分かりやすい例

営業電話と分かりやすい例は、以下の通りです。

  • 担当者にすぐにつなげようとする
  • 周りがガヤガヤとしている
  • 自分の会社名を名乗らず、他社名を名乗る

上記のように「担当者に代わってください」などと、担当者の名前を知らずにかけてくる電話は、営業電話と分かりやすいでしょう。また周りがガヤガヤと話し声が聞こえてくるときは、コールセンターからかけている可能性が高いです。

コールセンターの場合、代理店が他社の名前を名乗っていることもありますので、取引のない大手企業からの電話は、代理店からの営業電話と分かりやすいはずです。

営業電話と分かりにくい例

分かりやすい営業電話がある一方で、分かりにくいケースもあります。例えば以下のような電話は分かりにくいでしょう。

  • 「ご案内」と言って営業ではない雰囲気を出してくる
  • エリア担当者の挨拶と名乗る
  • 代表者でないと話さないと言い張る

まず営業を「ご案内」と言い換えるケースは、こちらが「営業ですか?」と尋ねても、徹底して「ご案内」ですと言い張ります。いくら案内とはいえ、内容は営業電話と変わりませんので、取り次ぐ必要は無いでしょう。

また「エリア担当者の挨拶」という切り口で、これまで取引があったかのように電話をかけてくることもあります。エリア担当者の挨拶というのは、表向きの理由でしかないので、これも営業電話と変わりません。

最後の「代表者でないと話さない」という話し方は、なんとしてでもアポイントを取りたい営業マンが使うトークのひとつです。代表者でないと話せない内容なら、事前に代表に話が通っているか、直接アポイントをとっているはずですので、これも営業電話である可能性が高いでしょう。

》【企業向け】迷惑電話対策で業務効率をアップ

営業電話の断り方は3種類

営業電話とわかっていても、電話の断り方を身に付けていなければ、対応に時間がかかるでしょう。なぜなら相手も営業マンですので、断られたときの切り返し方を知っているからです。

そこで、状況にあわせた営業電話の断り方が必要になってきます。断り方のレパートリーを知っていれば、より短時間で営業電話を切ることができますので、しっかり覚えておきましょう。

・電話をすぐに断るケース

限られた時間の中で営業電話を効率的に対応するなら、単刀直入に要件を聞くのが早いでしょう。

「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか」と、こちらから長々とした営業トークを省略させることで、営業マンは本題である商品・サービスの話をしなければなりません。話をさえぎってもいいので、要件を聞き出すのがポイントです。

また営業マンが要件を話したら、こちらからきっぱり断るようにします。断り方としては以下の3つを参考にしてください。

  • 恐れ入りますが、弊社では新規のお取引を控えさせていただいております。
  • せっかくお話を頂きましたが、現在予定がないので申し訳ございません。
  • 申し訳ございませんが、そのようなお電話は、おつなぎできかねます。

クッション言葉を使うことで、相手に誠意を伝えつつ、電話を切ることができるでしょう。

担当者の名前を営業マンが知っているケース

展示会などで名刺交換をしていると、相手が担当者の名前を知っているケースがあります。名前を知っているあまり、業務に関係する内容だと判断しがちですが、冷静に対応することが大切です。上記と同様にまずは要件を聞いてから、担当者に確認するのがよいでしょう。

以下のような話し方をすると、スムーズに対応できますので、参考にしてみてください。

(電話対応者)恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか。

(営業マン)○○という件についてなのですが・・・

(電話対応者)かしこまりました。担当者に確認いたしますので少々お待ちください。

担当者に確認して不要な電話であれば、断りを入れましょう。ここで注意したいのが「担当者不在」という断り方はNGということです。

担当者不在の場合、いつ戻ってくるかを聞かれることになり、営業電話が再びかかってくる可能性があります。あいまいな返事をせず、はっきり断ることが大切です。

何度もかけてくるケース

電話対応は1人で対応するわけではありません。ときには複数人で電話対応をおこなうこともあるでしょう。営業マンは複数人で対応している状況に狙いをつけ、何度も電話をかけてくることがあります。

繰り返しかかってくる営業電話や強引な営業電話には、毅然とした態度で話すことが大切です。例えば以下のような断り方があります。

  • 以前お断りさせていただいたはずですが、これ以上はしかるべき対応を取らせていただきます。
  • 弊社で検討し、○○様との契約は考えておりませんので、お引取りください。

営業電話が1度断られたときには、再び営業電話をしてはいけないという法律もありますので、はっきりNGの意思を表示しましょう。

》電話対応で言っちゃいけない!使いがちなNGワード10選

営業電話を断るときのマナーとは?

営業電話の対応は、時間を取られる業務のひとつですが、企業同士の会話として丁寧に会話することが大切です。怒り口調で営業電話に対応すると、相手もヒートアップする可能性があります。

予想外の事態を招かないよう注意しましょう。丁寧な会話をすれば、相手も冷静に対応してくれるはずです。

必要な電話だけ取る方法

電話業務に追われていると「必要な電話だけ取れたらいいのに」と考えた経験のある方は多いでしょう。実は必要な電話だけを取る方法は、以下の2つの方法があります。

  • 迷惑電話フィルタを使う
  • 電話代行を使う

上記2つの方法のうち、特におすすめなのが「電話代行を使う」ことです。電話代行は、企業の代わり電話を対応してくれる外注サービスとなっています。

電話代行が対応した電話は、企業に共有されますから、必要な電話にだけ対応するという理想の電話業務が実現できます。電話代行なら社内にかかる電話をゼロにし、本来の作業に集中できるでしょう。

》【企業向け】迷惑電話対策で業務効率をアップ 

電話代行ならスマートデスク

電話業務の効率化を目指したい企業が増えたことで、電話代行の需要が高まっています。数ある電話代行のなかでも、おすすめしたいのが「スマートデスク」です。

スマートデスクは、月の対応件数に応じた費用が発生する「従量課金制」の料金体系なので、つきの電話数が少ないのに電話代行の費用が高いという悩みを解決する事ができるでしょう。スマートデスクの圧倒的なコストパフォーマンスの良さから、多くの企業に導入されています。

》Smart deskの資料DLや無料相談はこちらから!

まとめ

営業電話の断り方は、限られた時間の中で業務を行うためにも必要な技術です。ちょっとした言い回しや話し方で、将来を考えた誠意ある断り方ができるできるので、これを機に身に着けてみてはいかがでしょう。

しかし営業電話は、電話に出てみないと営業かどうかわからないものです。こうした電話対応における業務効率化を図るためにも、電話対応サービスの導入がおすすめです。

Smart deskでは、対応件数に応じた料金設定なので、電話が少ない月は費用も低く、費用対効果の観点から見ても魅力といえるでしょう。ぜひチェックしてみてください!

》Smart deskの資料DLや無料相談はこちらから!