コラム

「オフィスに電話なし」で求人への応募数急増?採用に強い会社の秘密とは

オフィスの電話対応は、”クレーム対応が多い”というイメージが強かったり、”緊張して上手くしゃべれないから苦手”という方もいらっしゃったりと、苦手意識を抱かれがちです。

人材を増やすため、求人情報に「電話対応なし」と記載したいと考える企業もあるかもしれませんが、電話対応をなくすことはできないとお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、実際に「電話」をオフィスからなくして、求人情報に「オフィスに電話なし」と記載し、採用力をあげている企業は存在します。一体どのような方法があるのでしょうか。

新卒・中途採用の現状

最近では、中小企業の約8割は人手不足に陥っていると言われているほど、採用難の企業が多くあります。

もしくは、新卒採用や中途採用で採用できても何らかの理由により、従業員が短期間で退職してしまうことで、企業は長期的な人手不足となっているのです。

(出典:”人事白書調査レポート2020 新しい人事課題”日本の人事部HP)

「電話対応」がネックで応募が集まらない可能性も

従業員が短期間で退職してしまう理由は、「人間関係」「職場環境」などが考えられますが、なかには具体的な業務内容として「電話対応」が挙げられる場合もあります。

そのため、最初から「電話対応」がネックで求人に応募が集まらない可能性もあるのです。

電話対応が苦手な方が多い

そもそも、電話対応が苦手な方は少なくありません。「誰からかかってきたのか分からない」「怒られるかもしれない」「きちんと敬語が使えているか分からない」などの不安を抱えてしまうためです。

しかし、電話対応は、企業の業務における”基本中の基本”と位置付けている場合も多く、何らの研修もなく入社直後から任せられるケースもあります。

それがまた、電話対応に苦手意識を持つ方を増やすことを手伝っていると考えられるでしょう。

》電話応対が苦手な人必見!聞き取れないときの対処法!

電話対応が理由で離職する従業員も

先述の通り、電話対応にストレスを感じ、離職する従業員も多くいると言えるでしょう。離職の原因となることから、「電話対応あり」としている求人には、応募が集まりにくくなってしまう可能性があるということです。

》【電話対応したくないあなたへ】電話代行サービスに任せてみませんか?

オフィスから電話対応をなくす方法は?

では、「いっそのことオフィスから電話対応をなくしてしまえば、求人への応募は多数集まるのでは?」と考える方もいらっしゃるでしょう。

もし現状で、「電話対応」がネックで離職している従業員が多くいたり、求人情報に「電話対応」と記載している企業は、このような対策をとることで応募数が増えることもあるかもしれません。

しかし、企業にとって”電話”は顧客や従業員同士のコミュニケーション手段として欠かせないものです。ここからは、どうすればオフィスから電話対応をなくすことができるのか、考えていきます。

すべてメール対応にする

1つは、すべてのお客様対応をメール対応にするという方法です。コミュニケーションのスムーズさでは、多少ネックになる部分はありますが、直接会話をするわけではないので、電話よりはストレスが軽減されます。

また、社用携帯をもっている営業担当が、メール対応で完結できなかったお客様とだけ直接連絡をとるという方法もあります。

電話代行サービスを利用する

しかし、すべてをメール対応にすると、一日に何百件も問い合わせを受けていた場合、一人一人へのレスが遅くなってしまい、逆にクレームに繋がる可能性があります。

そのようなリスクを軽減でき、かつオフィスから電話対応をなくすことができるのは、電話業務を外部に委託する「電話代行サービス」を活用することです。

電話代行サービスは、オフィスにかかってくる電話を外部で代行して受けてくれるため、従業員は他の業務に専念することができます。

もし、担当から折り返しの対応が必要な場合は、メールやチャットで電話代行会社から共有がくるので、「電話の要件が何なのか分からない」というストレスがありません。

》電話対応なしでストレスフリーな仕事場にする方法

「電話対応」のない企業は応募数急増?

このように、電話代行などを利用することで、折り返しの電話は、営業担当などが直接対応すれば問題ないため、受付の従業員は電話対応をする必要がなくなるということです。

そして、求人情報に「オフィスに電話なし」と記載できるようになり、応募数が急増する可能性があります。

ここからは、電話代行サービスを利用して電話対応をなくすことのメリットを見ていきましょう!

ストレスがたまらない

1つは、これまで電話対応にかかっていた従業員のストレスを軽減させることができるという点です。「誰からかかってくるか分からない」「クレームかもしれない」という不安も、電話代行を利用すれば、要件の共有までしてもらえるので解消できます。

電話代行に委託できる業務の幅はそれぞれですが、基本的には「一次対応」が主です。もし担当からの折り返しが必要であるという場合には、担当の社用携帯などから直接連絡を取れば問題ないので、受付事務の担当が受電をする必要がありません。

クレームを受ける心配がない

また、電話対応に対して苦手意識を持たせる最もたる要因は「クレーム対応」といっても過言ではありません。

実際に、クレーム対応でなかなか電話を切らせてもらえなかった、怒鳴られたなどの経験から退職に至ってしまうケースも少なくないでしょう。

しかし、電話代行サービスを導入することで、クレームかそうでないのか、お客様の温度感を共有してもらう事ができます。そのため、折り返しの連絡をするにしても、お客様の温度感を把握したうえで対応ができるので、”電話を受けたらクレームだった”という心配は亡くなります。

コア業務に専念できるため働き甲斐◎

電話代行に電話対応を委託すると、企業ではコア業務に専念することができるようになります。

企業における注力すべき業務に携わる事ができるので、働き甲斐もうまれ、離職率を低下させることに繋がるでしょう。

このように、電話代行サービスを利用することによって、従業員の働く環境をより良く整備することができ、求人への応募総数を急増させることに繋がると予想できるわけです。

求人に「オフィスに電話なし」の記載を実現しよう

現状で、採用に困っている方、採用しても「電話対応」が原因で離職に繋がっているケースが多いという場合は、「電話代行」を利用してみてはいかがでしょうか。

電話代行は、月額1万円からの格安で利用でき、1ヶ月のコール数に換算して1コール100円からで利用することができます。何度も採用と離職を繰り返している企業は、採用に膨大なるコストをかけている可能性もあるでしょう。

そのため電話代行を利用することが、結果的にコスト削減に繋がることもあるかもしれません。

求人に「オフィスに電話なし」と記載できるのは、基本的に「電話代行を利用した場合」か「すべてメール対応にした場合」のどちらかです。やはりメールではコミュニケーションが円滑にとれない部分もありますので、是非電話代行を利用して、採用数の増加を目指してみてください。

まとめ

本記事では、企業の”採用”と”電話対応”の関係に注目し、「電話代行」を導入することによよる従業員の働く環境の整備や、定着率向上について解説しました。

電話対応は事務スタッフが行うべき業務というイメージを持っている企業もあるかもしれませんが、それゆえに離職率が高くなっていたり、そもそも採用に繋がっていないこともあります。

お困りの方は、是非一度電話代行サービスを利用し、オフィスから電話対応を思い切ってなくしてみてはいかがでしょうか。

Smartdeskでは格安の電話代行サービスをご案内しています。ご興味のある方やご質問のある方は是非お問い合わせ窓口からお気軽にご相談ください。




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