コラム

【企業向け】迷惑電話対策で業務効率をアップ

「電話が鳴ったら3コール以内に出る」というのは企業では常識です。しかし、業務に必要のない営業電話や、いたずら電話がかかってくるのは迷惑なものでしょう。このような迷惑電話が1日に何度も続けば、企業の業務効率を下げかねません。そこで本記事では、迷惑電話に対する対策法を紹介していきます。

企業にかかってくる迷惑電話は3種類

企業の固定電話には、毎日何件もの電話がかかってくるでしょう。取引先や顧客からの電話であれば、業務をとめて電話対応する必要がありますが、全ての電話がそうだとは限りません。時には迷惑電話によって業務が中断されるときもあるはずです。

企業の固定電話は、WEBサイトに掲載されていることも多く、迷惑電話がかかってくることもあるでしょう。こちらでは、企業にかかってくる迷惑電話を3種類にわけ、電話がかかってくる理由を解説していきます。

勧誘などの営業電話

企業からの勧誘電話は、迷惑電話の中で最も多いタイプではないでしょうか。これまで取引してきた企業からの営業電話もあれば、取引したことがない企業からの電話がくることもあるはずです。

先ほど申し上げたとおり企業の電話番号は、WEB上で公開されている事が多いので、新規開拓をしたい営業マンからの電話がかかって来るのでしょう。

企業からかかってくる営業電話は、今は必要がなくても、ゆくゆく取引があるかもしれません。そのため下手に断ることができず、電話が長引く可能性があります。

いたずら電話

企業にかかってくる迷惑電話のなかには、企業に迷惑をかけるために、意図的に電話をかける「いたずら電話」があります。例えば無言電話や、悪質なクレームがいたずら電話としてイメージしやすいでしょう。無言電話は一見無害に感じるかもしれませんが、繰り返し無言電話が続けばストレスにつながります。

また悪質なクレームの中には、対応しても怒りが収まらず、無茶な要求をしてくる方がいます。「家まで謝りに来い」「慰謝料を請求する」といったケースもあるわけです。対応を間違えれば、更に大事になる可能性もありますから、担当者としては神経をすり減らしてしまうでしょう。

間違い電話

当たり前ですが電話番号は、1ケタ違えば違うところへ電話が繋がります。電話口の相手は正しい番号にかけていると勘違いしているので、話がかみ合わず、相手が番号を間違ったと気づくまでに時間がかかることもあるでしょう。

またフリーダイヤルを使っている企業では、他の企業と勘違いしてかかってくることもあります。基本的にフリーダイヤルは、番号を使いまわしをするため、その番号を以前使っていた企業と間違ってしまうのです。

企業が迷惑電話から受ける損失

企業にとって迷惑電話は、一歩対応を間違えてしまうと余計に時間がかかる可能性もあります。そのためすぐに電話を切りたくても切れないものです。では迷惑電話によって企業は、どんな損失があるのでしょうか。こちらでは3つの損失に関して、企業に迷惑電話が与える損失には、どんなものがあるのでしょうか。

本業に集中できない

電話がかかってくれば、作業をしている手を止めて電話に出なければなりません。迷惑電話が1日に何度もかかってくれば、業務に集中できず、業務効率が落ちてしまうでしょう。

さらに度々作業が中断されることで、業務にミスが生まれ、さらに業務効率が悪化する可能性もあります。迷惑電話への対策は、スムーズに仕事を行うのに重要なポイントです。

ストレスがたまる

迷惑電話によって作業が中断されることで、ストレスがたまります。勧誘電話の場合、相手も仕事ですから、断ってもなかなか引き下がってくれずイライラすることもあるでしょう。

また悪質なクレーマーの場合、担当者に対して大きな声で怒鳴ったり、誹謗中傷をしてくるかもしれません。そうなれば担当者の心労は大きく、落ち込んだり不安になるはずです

機会損失につながる

迷惑電話に対応している場合、他のお客様からの電話に出れず、機会損失につながる可能性があります。企業が電話に出なければ、またかけ直そうと思うかもしれませんが、それが何度も続けば、企業に対する不信感に直結するでしょう。

企業は顧客との信用が第一です。迷惑電話によって、本当に必要な人との信頼関係を崩されないためにも、対策を用意する必要があります。

迷惑電話の対策方法

1日のなかで仕事をできる時間は限られており、迷惑電話に時間を割く余裕はありません。つまり迷惑電話は、企業にとってデメリットしかない存在と言えるでしょう。迷惑電話対策をすることで、業務効率をアップさせたり、ストレス軽減につながるはずです。こちらで迷惑電話対策の方法を2つ紹介しますので、最後までしっかりチェックしてみてください。

迷惑電話フィルタを使う

繰り返しかかってくる迷惑電話には、迷惑電話フィルタを使うことをおすすめします。迷惑電話フィルタは、迷惑電話として登録された番号からの着信を、根元からシャットアウトする仕組みです。

また迷惑電話フィルタの中には、警察のデータベースに登録されている迷惑電話を、あらかじめ拒否できるというものもあります。この機能を使えば、迷惑電話を未然にブロックでき、電話業務の効率化が見込めるでしょう。

電話代行を使う

電話代行は、企業に代わって電話対応をしてくれる外注サービスです。電話業務に特化したオペレーターが電話を受けてくれるので、品質が高く、電話口の相手とスムーズなコミュニケーションを取ることができます。対応した電話は企業に共有されますから、本当に必要な電話だけ企業で対応することも可能です。

電話代行なら電話業務を0にできる

新しいコミュニケーションツールとして、メールやチャットが生まれても、企業の電話はなくなることはありません。しかし電話は、こちらの都合に関係なくかかってくるものです。

本業に集中したい、電話業務そのものを見直したいという方は、電話代行を導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電話代行であれば、企業にかかってくる電話を0にすることができます。迷惑電話も含めた受電対応がなくなる分、本業に集中して取り組むことができるでしょう。

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まとめ

電話業務は企業にとって重要な業務ですが、迷惑電話となれば早急な対処を行いましょう。迷惑電話対策はもちろん、普段の電話業務の効率化にもつながるのが電話代行です。電話対応のプロが、電話口の相手とコミュニケーションを取ってくれるので、スムーズに要件が聞き出せます。

顧客との信頼関係が気づければ、その後の対応もしやすくなりますから電話代行は、電話の業務効率化に効果的でしょう。

Smartdeskでは、コールセンター業務でつちかったノウハウの元、独自レベルをクリアしたオペレーターが、企業の電話業務を代行します。Smartdeskは他社よりも費用がお得に設定されていますから、興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

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