コラム

在宅ワークにはクラウドPBXが必須!?メリットデメリットを徹底解説

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、在宅ワークやリモートワークを導入する企業が増えてきています。そうした中、在宅ワークの導入が進んでいない企業の障壁となっているものの1つが”電話問題”です。

顧客や取引先とのやり取りや、従業員同士の内線で固定電話を活用していた企業は、在宅ワークに移行するにあたり、連絡手段をどうするのか決められていないという場合も多いでしょう。

そこでおすすめなのが、スマートフォンからでも固定電話の番号で受発信ができる「クラウドPBX」というサービスです。

本記事では、在宅ワークでクラウドPBXを活用するメリットデメリットを徹底解説してまいります。

クラウドPBXとは

そもそもPBXとは、「構内交換機」といって、電話機と電話回線を接続する役割を果たす機器のことです。PBXがあることによって、1つの電話番号を多くの拠点で共有することができるようになっています。

一方、クラウドPBXとは、PBXの仕組みをそのままクラウド上に移動させた者です。いわゆるインターネットを通して固定電話の番号で受発信ができるサービスとお考えいただければ分かりやすいでしょう。場所を問わず、安価に固定電話の番号で連絡が取れる環境を作ることができるため、在宅ワークやリモートワークでも快適に活用することが可能です。

ちなみに、従来のPBXでは、外線を社内の内線電話につなげたり、相互接続を可能にするため、拠点ごとにハードウェアを設置する必要がありました。その点、クラウド型のPBXではインターネット上でサービスを利用することができるため、ハードウェアの購入も必要なく、安価に導入できるのが特徴です。当然、回線の増設等もクラウド上で行うことができるので、運用も簡単に行うことができます。

》クラウドPBXとは?仕組みやメリットを易しく解説!

コロナ禍で広がる在宅ワーク

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、企業における在宅ワーク導入が広がっています。実際に、2019年9月時点では20%程度であった在宅ワーク導入率も、コロナ禍となった2020年4月時点では40%超の導入率となりました。

(参考資料:『令和2年情報通信白書』総務省HP)

(参考資料:”人事白書調査レポート2020 働き方”日本の人事部HP)

半年程の期間で在宅ワーク導入率が倍になったのは、コロナ禍における外出自粛や、非対面非接触を避けソーシャルディスタンスを保つという新しい文化が生まれたからに他ならないでしょう。

在宅ワークにクラウドPBXは必須

在宅ワーク化への一連の流れにおいて、障壁の1つとなるのが”固定電話の移行”です。通常顧客や取引先と、固定の電話回線を使って連絡を取っている企業は多いのではないでしょうか。

しかし、いざ在宅ワークを導入するとなった場合、固定電話を自宅に持ち込むことはもできないため、顧客や取引先には、社用携帯や私用携帯等新しい連絡手段を通達しなければなりません。

小規模の事業者で顧客や取引先も限られている場合であれば、問題なく電話番号の共有ができるかもしれませんが、連絡すべき顧客等が何百人、何千人といる場合は現実的ではないでしょう。

在宅ワークには、クラウドPBXの導入が必須であるとされるのはこのためです。

私用携帯をビジネスに使うのは危険

急遽在宅ワークを導入することになり、社用携帯を所持していない方は「顧客や取引先には一部私用携帯の番号を共有しておこう」!と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、これは危険です。それは、情報漏洩のリスクが高まったり、ビジネスで利用するにはセキュリティ面が軟弱であったりする可能性があるからです。

基本的に、社用携帯ではセキュリティの一括管理を行っています。リスクが分散してしまう分、対策や万が一の場合の対応が遅れてしまう可能性もあります。

私用携帯は継続的にビジネスで利用することはおすすめしません。

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在宅ワークでクラウドPBXを活用するメリット

在宅ワークへの移行に際し、企業では電話問題を解決するため、クラウドPBXの導入を県とうされている方も多いでしょう。では、在宅ワークでクラウドPBXを活用するのには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

どこでも固定電話の番号で受発信ができる

1つは、スマートフォンがあればどこでも固定電話の番号で受発信ができるという点です。

そのため、在宅でも電話が取れますので、顧客や取引先に対し迅速な対応ができるようになります。また、内線として活用すれば社員同士のやり取りもスムーズです。

在宅への移行作業が楽々

今後は、新型コロナウイルスの影響により、突然国や各自治体から突然在宅ワーク化を要請されることもあるかもしれません。そのような場合でも、クラウドPBXであればスマホ1つで設定も受発信もできるので在宅ワークへの移行の手間がかかりません。

低コストに導入できる

従来のPBXでは、電話機のほかにハードウェアを導入しなければならなかったため、高額な導入費用が必要でした。

その点、クラウドPBXは安価な導入費用で簡単に導入することができます。在宅ワーク導入へのハードルが高かった企業も、クラウドPBXを導入することで、スムーズに在宅ワーク化を行うことができるはずです。

クラウド管理だからPBXの交換が不要

従来型のビジネスフォンでは拠点ごとにPBXと呼ばれるハードウェアをを設置してビジネスフォンと電話回線を接続して利用します。しかし、クラウドPBXの場合は、PBXの装置の役割をするものがインターネット上にありますので、ハードウェアを導入する必要がありません。

PBXの価格は電話機の台数や、オプションによって偏りはあるものの、1台20万円からが相場です。当然ながら、ハードウェアの機器は故障する可能性もあるでしょう。

その点、クラウドPBXはインターネット上のサービスのため導入費用も抑られ、インターネトが壊れない限り交換の必要もなく使い続けることができます。

スマホやPCを電話機にできる

クラウドPBXでは、スマホやPCを電話機にすることができます。インターネットさえあれば、特別な機器も必要ないので、スマホであればアプリのダウンロード、PCであればヘッドセットとアプリのダウンロードで簡単に始められます。

在宅ワークで利用するスマホやPCをそのまま利用することができ、詳細な設定もウェブ上で行うことができるので在宅ワークへの移行もスムーズです。

短期間で導入できる

また、「数日後に在宅ワークを導入する」という場合でも、アプリのダウンロードをするだけで利用ができるので、短期間で利用開始ができる点も利点です。もちろん工事も必要ありません。

在宅ワークでクラウドPBXを活用するデメリット

一方、在宅ワークでクラウドPBXを利用するデメリットは下記のような点があげられます。

電話品質にネット回線が影響する

クラウドPBXはインターネットを通して通話をします。そのため、在宅ワークにおけるインターネット環境が不安定であれば、電話の品質が低下してしまう可能性があるので注意しましょう。

特に、マンションやアパートの初期設備として入っているインターネットの場合、時間帯によってはネットに繋がりにくくなってしまいます。在宅ワークに移行する際には環境整備も併せて行うことが重要です。

セキュリティ対策が必要

クラウドPBXをはじめ、クラウドサービスでは外部ネットワークと接続をするため、強固なセキュリティ対策が必要です。ファイアウォールやウイルスチェック機能を搭載しているクラウドPBXを選択することで、より安全にサービスを利用することができるでしょう。

また、マンション共有のネット回線を利用している方は、在宅ワーク導入にあたって、自回線を導入したほうが、ビジネス利用には向いていると言えるかもしれません。

まとめ

本記事では、在宅ワークで活用したいクラウドPBXのメリット・デメリットについて解説いたしました。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、現状では西村経済再生担当大臣からも7割の在宅ワーク、テレワークが推奨されています。長期戦となりつつあるコロナ禍において、もはや在宅ワークの導入はビジネスでは当たり前となっていくでしょう。

在宅ワークへの移行作業はもちろん、在宅ワークに切り替わってもスムーズなコミュニケーションが取れるよう、是非クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Smartdeskでは、クラウドPBXのサービスとして「クラウドフォン」というサービスを提供しています。お客様の導入タイミングや、費用感などご要望を踏まえたうえでご案内を進めてまいりますので、是非お気軽にご相談ください。

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