コラム

オフィスの引越し後も電話番号をそのまま使う方法!

オフィスの引越しには時間と費用がかかります。通常業務と平行しながら、引越し先のテナントを探したり、引越し業者を探すのはなかなか大変でしょう。そんな忙しいオフィスの引越し時に忘れがちなのが「電話番号の移行問題」です。

企業にとって電話番号は、顧客と連絡を取る重要な手段ですから、できれば「電話番号を変えたくない」と感じている方は、少なくありません。

そこで本記事では、オフィスの引越しを検討中の方向けに、新オフィスに引越しした後でも電話番号を変更しない方法について解説していきます。



引越し先で同じ番号は使用できる?

固定電話の場合、引越し先でも同じ電話番号を使うためには、原則NTTの収容局が同じでなければなりません。反対を言えば「収容局が違えば、電話番号は変更しないといけない」ということです。

収容局は、同市町村間であっても違うケースがあるので、注意が必要です。例えば東京都新宿区3丁目から、おなじく東京都新宿区3丁目の引越しでも、収容局が異なっている可能性は十分にあります。

オフィス移転で電話番号が変わるか調べる方法

現オフィスから新オフィスに移転するとき、電話番号が変わるかどうか確認する方法があります。NTT東日本なら「0120-116-000」に電話をすると、状況を確認し、電話番号が変わるのかどうかをすぐに教えてくれます。ぜひ116番と覚えておきましょう。

固定電話の引っ越しで必要なもの

固定電話を変更するは、電話もしくはWEBサイトから行えます。登録時に何点か確認事項がありますので、申し込みをするときに慌てないよう、必要項目を確認しておきましょう。

  • 現在の電話番号
  • 電話の契約者名義
  • 電話回線の種類(アナログかデジタルか)
  • 現住所と引越し先の住所
  • 引っ越し予定日
  • 電話工事の希望日

NTTの場合、NTT東日本とNTT西日本は別会社となっています。そのためNTT東日本エリアからNTT西日本の引越しの場合は、移転はできません。解約+新規申し込みが必要です。

電話工事の内訳

オフィスの電話回線は、一般家庭と比較し回線数が多く、PBXなど専用機器の設置が予想されます。そのため専門業者に依頼するのが一般的です。工事は主に「NTTによる電話工事」と「専門業者による電話工事」の2つが中心になってきます。

NTTによる電話工事

こちらでは、電話線の引き込み工事を行うのがメインとなります。新オフィス内にすでに、電話回線が引かれている環境であれば、だいたい2,000~1万円程度で工事は完了するでしょう。

専門業者による電話工事

2つ目の工事が、専門業者によるPBX装置の配線設置作業です。PBXとビジネスフォンをつなぐ電話回線を床やカーペット、壁などに配線します。この作業は安くても10万円程度が相場となってくるでしょう。もちろん設置規模によって、料金があがる可能性も考えられます。

注意!IP電話や光電話の場合

IP電話や光電話を契約している場合、上記で解説した固定電話と条件が異なります。

この2つはネット回線を使った電話番号なので、プロバイダや固定回線の提供会社を変更する際には、電話番号が変わる可能性があります。IP電話やひかり電話を使用している場合は、こうした点も注意しましょう。

いつまでに手続きをしたほうがいい?

固定電話の場合、引っ越しの1ヶ月~2週間前から移転手続きの申し込みを始めたほうが良いでしょう。電話工事は「予約制」です。引っ越しシーズンと重なれば予約状況も混雑するため、事前に予約を済ませておきましょう。

電話番号を変えたくないなら「番号ポータビリティ」という選択肢

電話番号を変更したくないけれど、基地局エリアが変わることで、電話番号の変更が必要になっている方も多くいるでしょう。そんな方におすすめなのが「番号ポータビリティ」です。携帯電話では、番号をそのまま引き継げる機能として使われていますので、聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。実は固定電話でも「番号ポータビリティ」を使えるのをご存知でしょうか。

番号ポータビリティが適応されるには、いくつかの条件があります。

  •  NTT東日本もしくは西日本から取得した電話番号
  •  引越し先の市外局番が同じときのみ(例:東京03→東京03)

以上の条件を満たしている場合、番号を変えずに移転できる可能性が高くなります。しかし、NTT東日本などが発番する「光電話」の場合は光コラボレーション事業者のみ番号移行が可能となりますのでご注意ください。

その他、細かい条件についてはNTTや提供会社に問い合わせてみましょう。

引越しを機に「クラウドPBX」に切り替えよう

引越しは、電話業務を効率化する絶好のタイミングです。オフィスに置かれた大きなPBX(電話交換機)も、この機会にクラウドPBXに変更してみてはいかがしょうか。

クラウドPBXは、クラウド上のサーバーに電話番号が紐づいているので、代表電話番号を変えずにオフィス移転を行うことができます。電話番号変更の手間が省ける分、既存の顧客を取りこぼすリスクを減らせるでしょう。

クラウドPBXのメリットは、それだけではありません。お手持ちのスマートフォンをクラウドPBXと紐付ければ、外出先や自宅から企業の固定電話を受発信可能です。

内線・外線・保留・転送といったビジネスフォンの機能を、スマホに落とし込めます。電話業務を効率化することができれば、生産性の向上やコスト削減にも期待できるでしょう。

そのほか、クラウドPBXのメリット・デメリットについては以下の記事をご確認ください。

》クラウドPBXのメリット・デメリットを徹底解説

まとめ

オフィスの引っ越しをするときには、固定電話番号を変更するかどうかという問題を、避けて通ることはできません。

電話番号を変えると、取引先に連絡したり、ホームページや名刺の表記変更も必要です。引越し業務の負担を減らすためにも、番号ポータビリティを使った「クラウドPBX」への変更がおすすめ!

クラウドPBXは、企業の電話業務を効率化することはもちろん、テレワークの推進や、コスト削減にも役立ちます。クラウドPBXの詳しい解説や比較については、以下の記事で紹介していますのでぜひ参考にしてください。





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