コラム

個人スマホのビジネス利用は危険!?安全な使い方と対策を解説

緊急事態宣言の再発令をめぐり、国をあげて在宅ワークの導入が推進されています。

在宅ワークに移行するにあたり、顧客との連絡手段を「個人スマホ」に変更しようとしている方も少なくないのではないでしょうか。しかし、個人のスマホをビジネスで利用するのはセキュリティの面で不安があります。

本記事では、個人スマホのビジネス利用について、メリットとデメリット、連絡手段の安全性を担保するための対策について解説いたします。

個人スマホのビジネス利用について

基本的にオフィス内ではコンプライアンス遵守の観点から、業務中は電源を切るなどして個人スマホの利用を禁止している企業も多いでしょう。

しかし、通常ビジネスフォンを利用して内線や顧客とのやり取りを行っていた企業では、在宅ワーク導入にあたって、個人スマホの利用を許可したというケースもあるのではないでしょうか。

このように、ビジネスに個人のスマホを持ち込み業務に使用することを「BYOD(Bring Tour Own Device)」という場合もあります。個人スマホを業務中に使用してはいけないという決まりを企業として設定していない限りは、法律的にはBYODをしてはいけないという決まりはないので、あくまでも「スマホを効果的に業務に取り入れる取り組み」として認識されています。

社用携帯との違い

会社の業務に使用するスマホや携帯電話である「社用携帯」とBYODの違いは、利用する端末を会社が購入しているのか個人が購入しているのかの違いです。

社用携帯は法人契約をしていえるため、基本的には費用は会社負担の場合が多いでしょう。

また、特別なセキュリティシステムを搭載しつつ、利用状況を把握できるような仕組みになっているので、情報漏洩のリスクが軽減されます。

個人スマホをビジネス利用するメリット・デメリット

個人スマホをビジネスで利用するということに関して、メリット・デメリットがそれぞれあります。以下でそれぞれを確認してみましょう。

メリット

個人スマホをビジネスで利用するのには、

  1. 使い慣れているので従業員の業務効率がアップする
  2. 企業としてはコストカットにつながる

などのメリットがあげられます。特にこれから在宅ワークを導入する企業にとっては早急に対応できる点も利点であると言えるでしょう。

デメリット

しかし、個人スマホをビジネスに利用するのには、セキュリティ面はもちろん、様々な面でデメリットが生まれるものです。以下で具体的なデメリットをチェックしてみましょう。

情報漏洩が懸念される

操作ミスなどによって、情報が安易に漏洩してしまう可能性があるという点です。個人のスマホのすべてを会社が把握することはできないので、万が一の際に社員を守ることができないのも難点です。

監督義務違反のリスクがある

そして、万が一顧客の情報が漏洩してしまうなどの事態が起こってしまった際、経営者が「監督義務違反」を問われる可能性もあります。

管理しにくい

個人所有スマホの利用状況や業務管理を行うことは難しいでしょう。また、在宅ワークであればなおさら、業務と休憩の境が曖昧になり業務効率が下がってしまう可能性も考えられます。

社内でルールが決めにくい

通常社内で個人スマホの利用を禁止としていた企業は在宅ワーク移行にあたり個人スマホの利用を許可したことによって、社内ルールの選定をする必要が出てくるでしょう。こうしたルール決めや教育にコストがかかる可能性もあります。。

個人スマホをビジネス利用するときの注意点

このようなリスクを回避するためには社用携帯を導入することをおすすめします。在宅ワーク導入のタイミングで経営者層から、順に導入していくのでも良いかもしれません。

しかし、費用面やスケジュール面で懸念点があり、個人スマホの利用を考えている場合もあるでしょう。どうしても社用携帯の調達が難しい企業は下記の対策を行っておくことで、BYODのリスクを軽減できます。

セキュリティ対策をおこなっておく

1つは、万全なセキュリティ対策を行っておくことです。特に、端末紛失や盗難によって第三者の手に渡り、情報を盗み見られる可能性も懸念されます。

生体認証を利用したりキャリアで提供している紛失サービスを利用すると、個人のスマホでも徹底したセキュリティ対策を行うことができるでしょう。

社内ルールを策定し周知する

そして、

  • セキュリティ対策を行っていない方に対してはBYODを許可しない
  • 業務時間内に業務連絡以外の目的で利用しない

など、社内ルールを策定し周知することも重要です。ルール違反をした場合に関しては、一定の罰則を設けることも1つの対策方法と言えます。

スマホをビジネスで使うならクラウドPBX

在宅ワーク化が進んでいる昨今では、顧客とのやり取りをスムーズに行うために電話やチャットツールなどの利用が推進されています。

これまで固定電話の番号でやり取りをしていた企業は、在宅ワーク化にあたり、社用携帯やBYODでの対応を検討されている方も多いでしょう。しかし、BYODではリスクが高いのはもちろん、顧客全員に電話番号をお知らせしなければならない等手間がかかります。

そこでおすすめなのがクラウドPBXの活用です。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、スマホからビジネスフォンの番号で受発信ができるサービスです。在宅ワークではもちろん、外出する機会の多い営業部の方でも快適に利用することができるでしょう。

>>クラウドPBXについて詳しくチェックする

社用携帯との違いは

ビジネスでの利用に特化しているという点では、違いがない社用携帯とクラウドPBXですが、双方の決定的違いは「固定電話での受発信ができる」という点です。

もちろん内線としての利用もできるので、社員同士のやり取りもスムーズになる上に、電話代金のコスト削減にもつなげられるでしょう。

個人スマホと比べた時のメリット

一方、個人スマホを利用する「BYOD」と比べた時のクラウドPBXのメリットは以下の通りです。

  • セキュリティ対策を強化できる
  • ルールが決めやすい
  • 在宅ワーク移行時でも電話番号が変わらない
  • 一括して管理ができる
  • 内線として利用ができる

クラウドPBXは、サービス自体にセキュリティ機能が搭載されているため安心して利用することができます。また、業務時間内に個人のスマホを利用する必要がなくなるので、ルール決めや管理の面でも煩雑な作業を要しません。

そして何より、在宅ワークに移行する際でも、ビジネスフォンの番号から受発信ができるので、顧客に個人スマホの番号を教える必要がないのが利点でしょう。

個人スマホと比べた時のデメリット

反対にデメリットとして考えられるのは、

  • 端末購入コストがかかる
  • 複数の端末を持たなければならない

などです。

従業員が多い企業に関しては、端末購入費用が高額になってしまう可能性もありますので、システム導入にあたり利用できる補助金がないか確認してみると良いでしょう。ちなみに、個人のスマホをクラウドPBXに利用することはできないのでご注意ください。

クラウドPBXの導入ならクラウドフォン

料金面でクラウドPBXの導入を懸念されている方や、個人スマホをビジネスに利用しようと検討されている方には、低コストに導入できる「クラウドフォン」をおすすめします。

導入費用は必要なく月額料金制で利用できるため、初期投資費用としては端末購入代金のみです。端末の準備がまだできていないという場合でも、Smartdeskでは、クラウドフォンの導入とあわせて端末のご案内も行っています。

低コストかつ、包括して在宅ワークの準備物を揃えることができる「クラウドフォン」は、これから急ぎで在宅ワークの導入をしたい方、個人スマホの利用を検討していた方でも低リスクに導入することができるでしょう。

》スマートデスクのクラウドフォンとは?資料DLや無料相談はこちら

まとめ

本記事では、個人スマホをビジネスで利用する際の危険について解説しました。

情報漏洩のリスクが高くなることや、社内ルールが煩雑化してしまうことが懸念されるため、注意が必要です。業務における携帯電話の使用は、専用の法人用スマートフォンがお勧めと言えるでしょう。

また、「クラウドPBX」の導入をすることで在宅ワーク移行時でもスムーズに顧客とのやり取りができます。中でも「クラウドフォン」は低コストかつスピーディに導入することができるので、気になる方は是非お問い合わせ窓口からお気軽にご相談ください。

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