コラム

オフィス移転の段取りはチェックリストを使ってスムーズに!

従来のオフィス移転といえば、従業員数が増えたことで広いオフィスを探しているというケースがほとんどでした。しかし新型コロナウイルスが流行してからは、そうではありません。

テレワークを導入する企業が増え、広いオフィスが必要なくなったため狭いオフィスへの移転を検討しているという事例も多くあるでしょう。つまり従来とは真逆のオフィス移転が起きているのです。

本記事ではオフィスの大小を問わず、オフィス移転を考えている方にむけて、オフィス移転のチェックリストを公開しています。オフィス移転にはやるべき工程がたくさんありますので、ぜひチェックリストを参考にオフィス環境を整えてください。

旧オフィスのチェックリスト

オフィス移転で最初に行うのは、現在使っているオフィスの契約状況の確認です。管理会社によって異なりますが、退去の3〜6ヶ月前に解約通知をおくることが一般的でしょう。そのためオフィス移転の計画が立ったらなるべく早く管理会社に確認することをおすすめします。

以下では旧オフィスを引き払う際に使えるチェックリストを公開しています。

□ 解約予告の時期の確認

□ 原状回復条件及び費用

□ どこまでの原状回復が必要か

□ 業者の指定があるか

□ 預託金の返還時期の確認

旧オフィスの撤去費用相場については、以下の記事をご確認ください

》オフィス移転にかかる費用相場はいくら?引越し料金が高くなるポイントも解説

新オフィスのチェックリスト

旧オフィスの契約状況を確認するのと並行して進めたいのが、新オフィスの物件探しです。新オフィスを探すときには、旧オフィスの課題点を洗い出し、課題をクリアできるような働きやすいオフィスを目指しましょう。

またコンセプトを決めるのもおすすめです。例えば、自然を感じられるようなグリーン基調の開放的な空間にするのか、ホテルのような高級感のあるオフィスにしたいのかによって、求められる条件は異なるでしょう。どんなオフィスにしたいのか細かく設定しておくと、その後の動きがスムーズになります。

以下では、新オフィスの引っ越し時に使えるチェックリストをまとめていますので、参考にしてみてください。

新オフィスの物件探しチェックリスト

新オフィス引っ越しで最初におこなうのは「物件探し」でしょう。そこで新オフィスの物件探しに使えるチェックリストをまとめました。業種にもよりますが、オフィスの所在地が企業のブランディングにも直結するというケースもあります。取引先との距離の近さも考慮して、物件を決めていきましょう。

□ 立地・最寄り駅からの距離

□ 周辺環境の利便性

□ 他の入居テナントに問題はないか

□ 旧オフィスの退去日までに引っ越しできるか

□ 物件取得費

□業者の指定があるか

新オフィスの物件取得費には、敷金・保証金・仲介料・火災保険費・前家賃などが発生します。物件によってはフリーレントとして、賃料を抑えられる可能性もありますから、家賃交渉をしてみるのも手でしょう。

物件取得費の相場がきになるという方は、こちらのオフィス移転にかかる費用相場の記事をご確認ください。

》オフィス移転にかかる費用相場はいくら?引越し料金が高くなるポイントも解説

内装のチェックリスト

物件が決まったら、次は内装を固めていきたいところです。引っ越しの4〜5ヶ月前から内装を検討する企業が多いので、物件が決まり次第動くというイメージでしょう。内装は部署ごとの必要なスペースの割振りや、会議室、休憩スペースなど確保など内装業者と相談しつつ決めていきましょう。

最近ではテレワークの導入に伴って、席を決めずに働く「フリーアドレス」を導入する企業が増えてきています。実際に社員がどんな風に働くか先を見通した内装設計を考えて、デスクや椅子などを調達しましょう。

□ 余裕を持った利用人数の決定

□ コンセプトの共有

□ 一人あたりの面積

□ 受付・会議室・応接室など

□ 収納及び休憩室

□ パソコンやコピー機などの設置場所

□コンセントの位置は使いやすいか

□間仕切り・内装など法規上問題はないか

□ 収納スペースに余裕があるか

引っ越し業者のチェックリスト

旧オフィスと新オフィスの段取りが固まってきたら、次に取り組みたいのが引っ越し業者の選定です。管理会社から引っ越し業者を指定された場合は、そのまま指定業者を使えば問題ありません。

しかし自分で業者を見つける場合は、必ず訪問見積もりを取りましょう。オフィス移転の場合、一般家庭の荷物と比べて、ダンボールの数も精密機械も多いはずです。業者によっては電話のみで概算を伝えてくる場合もありますが、当日追加料金の発生を起こさないためにも、訪問見積もりを取ってください。

□ 移転・残留・廃棄のリスト作成

□ 廃棄物の処理方法

□ 梱包は自分たちで行うか、代行か

□ 引っ越し日時の調整

□ カギの受け渡し

□ 搬出・搬入方法の確認お

□ 養生の確認

インフラ関係業者のチェックリスト

オフィス移転の場合、決める業者は内装業者と引っ越し業者だけではありません。電気工事やインターネット回線、電話線など、インフラを整える工事も必要になってきます。

とくにオフィスの場合、電気工事が完了しないと他の工事もできないというケースがありますから、順番を考えて工事日を確定させましょう。目安としては移転の3ヶ月前には動き出したいところです。

□ 電気工事日の確定

□ 空調工事日の確定

□ インターネット回線工事日の確定

□ 電話線工事日の確定

オフィス移転をきっかけに検討したい電話線工事

電話線工事は、従来のPBXを使うか、クラウドPBXを使うかによって、工事費用が10万円以上異なります。従来のPBXの場合、壁や床への配線工事や、各ビジネスフォンへの有線接続が必要であるため、配線費用は最低でも10万円は発生するでしょう。

しかしクラウドPBXであれば、インターネット回線を使うだけなので、配線工事を丸ごとなくすことが可能です。オフィス移転は、業務の無駄をカットする絶好の機会ですから、ぜひクラウドPBXへの切り替えをおすすめします。




各種届出のチェックリスト

オフィス移転に伴い、関係省庁への提出書類が必要になります。一般的に提出しなければならない書類は以下の通りです。提出書類の数は膨大ですから、ひとつひとつ確認していきましょう。

□法務局

本店移転登記申請書もしくは支店移転登記申請書

□税務局

事業年度、納税地、その他の変更異動届出書

□税務局

給与支払事業所等を開設・移転・廃止届出書

□都道府県事務局

事業開始等申告書

□社会保険事務局

適用事業所所在地・名称変更(訂正)届

□公安職業安定所

事業主事業所各種変更届

□労働基準監督局

労働保険名称・所在地等変更届

□労働基準監督局

労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書

□労働基準監督署

労働保険関係成立届

□労働基準監督署

労働基準法に関するものの適用事業報告

(様式23号の2)

□労働基準監督署

就業規則(変更)届時間外労働に関する協定届

□労働基準監督署

休日労働に関する協定届

□郵便局

転居届

オフィス移転はDX化のチャンス

オフィス移転は、ITツールを使ったDX化に取り組む機会でもあります。。例えばコロナの影響で、不規則な出社をしている企業では、在宅中でも企業の代表番号を使えるようクラウドPBXを導入するのがおすすめです。

クラウドPBXは手持ちスマホに専用アプリをいれるだけで、端末をビジネスフォンと同じように設定できます。もちろん外線・内線・転送をスマホで操作できるので、もう電話番のために従業員を出勤する必要もありません。また担当者不在で電話が取り次げないという機会損失をなくすこともできるでしょう。



まとめ

新型コロナウイルスをきっかけに、従業員の働き方が変わったという企業も少なくありません。これからはオフィスのあり方も変わってくるでしょう。そのため新オフィスを探すときには、現状のオフィスの課題や今後の従業員規模から、条件を絞っていくことをおすすめします。

当然、新オフィスは長期間にわたって従業員が働く環境です。従業員の生産性を向上するためにもITツールを取り入れてDXを目指しましょう。

DXの中でも取り組みやすく、効果が顕著なのが、クラウドPBXによる電話業務の効率化です。クラウドPBXの導入を行えば、代表番号をいつでもどこでも使うことができます。テレワーク推進ツールとしても優秀ですので、オフィス移転をきっかけに、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。



本来の業務に集中できるオフィス環境を実現。

お申し込み完了後、最短で当日からご利用いただけます。