コラム

クラウドPBXのメリット・デメリットを徹底解説

新型コロナウイルスの影響によって、テレワークを導入した企業では、電話業務の効率化として「クラウドPBX」に興味を持ち始めたという方は多いでしょう。

クラウドPBXは、外出先や自宅など、会社以外の場所にいても電話が受け取れるので、企業の業務効率化をアップしてくれる便利なサービスです。

しかし導入を検討する際には、クラウドPBXのメリットとデメリットを両方知っておくことも導入後のギャップや認識相違を起こさないために重要となるでしょう。

そこで本記事では、これからクラウドPBXの導入を検討している企業やご担当者向けに、クラウドPBXのメリットとデメリットを、それぞれ解説していきます。

クラウドPBXとは

まずクラウドPBXの基本についておさらいしましょう。

クラウドPBXは、従来のオフィスにPBX(電話交換機)が設置されていたものとは異なり、インターネットのクラウド上にPBXを設置しています。

インターネット上にPBXが設置されているため、専用のビジネスフォンを用意する必要はありません。クラウド上で管理・設定が行え、お手持ちのスマートフォンから、いつでもどこでも固定電話を受発信することができます。

また内線環境も整えられるので、外回りの多い従業員との連絡調整もスムーズに行えるでしょう。

クラウドPBXは、社内の電話業務を効率化する画期的なサービスとなっています。

>>クラウドPBXとは?仕組みやメリットを易しく解説!

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXの便利なポイントは、場所を問わずに固定番号が使えるだけではありません。以下ではクラウドPBXの具体的なメリットを紹介していきます。

メリット①:導入費用が安い

まず紹介するクラウドPBXのメリットは、導入費用が安いことです。従来オフィスで電話を使う場合、PBXと呼ばれる機器を設置する必要がありました。PBXの値段は、安くても20万円~といわれています。

しかしクラウドPBXであれば、インターネット上にPBXが設置されているので、物理的なPBXを設置する必要はありません。つまりクラウドPBXなら、導入費用をカットできるのです。

メリット②:工事費用が安い

先ほど説明したように従来のPBXを導入するには、機器の設置を行わなければなりません。設置の際、PBXと電話機1台1台を有線でつなぐための、接続工事費が発生します。費用は接続台数によって異なりますが、10万円前後となるのが一般的です。

一方クラウドPBXであれば、接続工事費は1万円前後となります。インターネット上で接続できるので難しい接続工事もなく、ごくわずかな時間で設定できるでしょう。従来のPBXと比較し、クラウドPBXであれば工事費を10分の1ほどに削減可能です。

メリット③:通話代が安い

クラウドPBXの通話料は、NTTのひかり電話やIPでんわサービスの料金が採用されています。最も多い通話プランは、全国一律8円/3分です。従来の電話回線の場合、距離に応じて通話料金が異なりますから、他県との電話は通話料金が高くなりがちでした。

しかしクラウドPBXであれば、どこからかけても料金は変わりません。一般家庭と比較し固定電話を使うことが多い企業にとって、クラウドPBXは通話コストをさげるために優秀といえるでしょう。

メリット④:スマホで受発電できる

クラウドPBXのメリットとして特徴的なのが、スマホでも企業の固定電話番号を受発信できるという点でしょう。会社にいなくても固定番号を使うことができるので、ビジネスチャンスを逃しません。その他スマホ以外にも、タブレットやソフトフォンとの連携も可能です。

メリット⑤:オフィスの自由度がアップ

これまでのオフィスの電話といえば、PBX本体と電話機が有線接続されているのが一般的でした。そのため一度電話機を設置してしまうと、レイアウトを動かしにくかったのです。

しかしクラウドPBXなら、PBXと電話機をつなぐ必要はありません。従業員の増加や、フリーアドレスにも柔軟に対応できるでしょう。

メリット⑥:オプション設定のバリエーションが豊富

クラウドPBXでは、自動音声ガイダンス「IVR」や、通話音声の録音など、電話業務を効率化するための便利なオプションが用意されています。通話データはインターネット上に保管されますので、通話内容を確認したいときに、すぐにチェックすることも可能です。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXは、企業の業務効率化とコスト削減をすすめられる便利なシステムですが、デメリットがあるのも事実です。以下で具体的なデメリットをチェックしてみましょう。

デメリット①:月額費用が発生する

インターネット上にPBXが設置されているので、工事費や設置費はかかりませんが、月額費用が発生することを忘れてはいけません。

月額費用は、利用人数や回線数によって前後します。そのためクラウドPBXを導入する前に、何人端末登録が必要なのか、利用人数が増えたときの追加料金について抑えておきましょう。

デメリット②:音質が低下する可能性がある

インターネット回線を使った通話をおこなうクラウドPBXは、通信環境によって、音質が左右する可能性があります。

たとえばノイズが入りやすかったり、通話にラグが生まれるかもしれません。上記のような音質低下の原因のひとつとして、回線の通信量が逼迫していることが考えられます。

もし音質の低下が気になるということであれば、社内ネットワークを見直すと良いでしょう。回線のスペックをあげることで、通信量が増えても、スムーズにデータを処理できます。

デメリット③:緊急ダイヤルが利用できない

クラウドPBXによっては、緊急ダイヤル(110・119)への発信ができません。しかし現在は、1人1台以上スマートフォンを持つ時代です。緊急時には個人のスマートフォンを使えば問題ありませんので、そこまで心配する必要はないでしょう。

デメリット④:セキュリティに不安が残る

クラウドPBXはインターネット上にサーバーが設置されているので、セキュリティ管理はメーカー側が行うのが基本です。トラブルがおきたときに、メーカーでなければ対応できないという点には注意が必要です。

もしセキュリティが脆弱なメーカーであれば、不正アクセスやウイルスの被害をうけることも考えられます。

クラウドPBXを導入するときには、セキュリティ対策がどうなっているか、万が一の際のサポート体制が構築されているかをチェックしましょう。

デメリット⑤:固定番号が変わる場合がある

クラウドPBXのメーカーによっては、導入時に固定電話番号が変更になる可能性があります。いままで使っていた電話番号が変わるとなれば、不安に感じる方も多いでしょう。

しかし電話番号が変わる可能性があるのは、一部のクラウドPBXメーカーだけです。電話番号を変えたくないという企業は、電話番号を引き継ぐ機能である「LNP(Local Number Portability)」に対応しているか確認が必要です。

また新規で電話番号を発番するとき、IP電話をつかったクラウドPBXであれば「050」発番となります。希望の市外局番とはいかないかもしれませんので、注意しましょう。

まとめ

日本の業務効率化をすすめるためには、ITの力が欠かせません。とくに電話業務は、メールやチャットなどコミュニケーション手段が発達した中でも、なくなることがない業務ですから、クラウドPBXを使って、効率化を図りたいものです。

クラウドPBXなら、いつでもどこからでも固定電話の番号を利用できます。外回りの多い企業や、テレワークを進めている企業にとって、クラウドPBXはおすすめのシステムといえます。便利で使いやすいクラウドPBXを導入して、企業の生産性を向上させましょう。

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