コラム

クラウドPBXの選び方!失敗事例から学ぶ上手な導入方法

コスト削減と業務効率化の観点から、クラウドPBXの導入を検討されている企業も多いでしょう。しかしいざクラウドPBXを導入しても、思うような効果を得られずに、導入に失敗してしまうケースもあります。

その大半は、クラウドPBXメーカーごとの特徴を知らなかったり、自社が求めている機能をよく分かっていないといった「本来ならば避けられた失敗」かもしれません。そこで本記事では、クラウドPBXの導入失敗事例から学ぶ「クラウドPBXの選び方」について解説していきます。

クラウドPBXをおさらい

電話交換機と呼ばれるPBXは、オフィス内に設置され、外線や内線の管理・制御をおこなう電話ボックスのような機械です。

しかし最近では、サーバーをクラウド化できるようになったことで、PBXもクラウド上で管理できるように進化しています。クラウド上にあるPBXは「クラウドPBX」と呼ばれており、場所に縛られずに外線や内線を使えるようになりました。

また従来のPBXでは、電話線を使って通話をするのが当たり前でしたが、クラウドPBXではインターネット回線を使って通話をおこないます。インターネットを使うことで、外出先やテレワークといった社外でも企業番号を使うことができるのです。

≫クラウドPBXとは?仕組みやメリットを解説!

クラウドPBX購入のタイミング

クラウドPBXは業務効率化とコスト削減を両立するシステムですが、クラウドPBXが購入をするのにおすすめなのは

  • テレワークの導入を検討しているとき
  • PBXの買い替えを検討しているとき
  • 電話業務の効率化を検討しているとき
  • 電話代金のコスト削減を検討しているとき

上記のようなタイミングがおすすめです。まさに新型コロナウィルスの影響でテレワーク導入が要請されている昨今は、ベストなタイミングと言えるでしょう。

クラウドPBXの選び方

こちらではクラウドPBXを選ぶときに、抑えておきたいポイントを解説します。

クラウドPBXの選び方①:導入規模

クラウドPBXによって、利用に最適な人数が決められています。クラウドPBXの多くは1人~数十人規模を想定したサービスが多く、100名の利用を超えるクラウドPBXは限られています。

クラウドPBXメーカーも想定利用人数に応じて、料金を設定していますから、自社が使いたい人数と、メーカーの導入規模をマッチングさせることはとても重要でしょう。

クラウドPBXの選び方②:メンテナンスの簡単さ

オフィスのレイアウト変更や、従業員の増加によって、番号の設定変更をする場合もあるでしょう。PBXであれば工事会社に依頼していましたが、クラウドPBXはWeb上の管理画面で設定変更を行うのが一般的です。

そのため知識のない方でも操作できるUI/UXが優れたメーカーを選ぶようにしましょう。導入前に設定画面を確認したり、トライアル期間が設けられているクラウドPBXを選ぶことをおすすめします。

クラウドPBXの選び方③:他のアプリとの連携

インターネット回線を使うクラウドPBXは、他のアプリとの連携が行えるのも魅力です。例えば自社で管理している顧客の連絡先を、クラウドPBXに連携させて、外出先のスマホから顧客に電話をかけられるということもできるようになります。

また通話履歴をクラウド上に自動保管させる機能も便利です。通話内容の確認が簡単に行えるので、業務効率化に役立つでしょう。

クラウドPBXの選び方④:トライアル期間

クラウドPBXのメーカーの中には、トライアル期間が設けられているものもあります。料金や機能面を見て決めるのもいいですが、実際に使ってみて、現場社員の生の声を聞くことも重要です。

もし現場社員から使いにくいという声があがれば、せっかく導入しても業務に支障をきたす可能性もありますから、トライアル期間のあるクラウドPBXを選ぶようにしましょう。

クラウドPBXの導入失敗例

こちらではクラウドPBXの導入を失敗してしまった企業の声をもとに、導入に失敗してしまう原因についてまとめました。

コスト削減つながらない

初期費用や月額費用の安さは重要ですが、オプションの費用を確認することも忘れてはいけません。クラウドPBXを拡張したいと考えたときに、オプションが高額になる可能性もあります。

クラウドPBXは初期費用の安さに注目しがちですが、長期的な利用を考えるのであれば、オプション料金を確認するようにしましょう。

業務をカバーできない

業務で求められる機能を把握しきれていない場合、クラウドPBXを導入しても、業務をカバーできずに従業員から苦情が寄せられるケースも考えられます。導入後にメーカーに相談しても、オプション扱いで、想定以上の費用がかかる可能性もあります。

一方で、必要ない機能を大量に取り付けてしまい、コストが過剰にかかったというケースも報告されています。現場社員の声を聞き、必要な機能とそうではない機能を把握しておく必要があります。

使いにくい

音声の質や料金に問題がないとしても、従業員から「使いにくい」と声があがってしまうのでは導入に成功したとは言えないでしょう。

従業員からの評価が低ければ、会社にクラウドPBXは普及しません。せっかくコスト削減を目的にしている会社は、むしろコストがかかることになってしまうでしょう。

メーカーのサポートに不備がある

例えば疑問や確認したい点についてメーカーに質問しても、返答に何日もかかるというクラウドPBXメーカーもあります。またメーカーサポートに電話をしても、はっきりとした回答をもらえないのは困りますよね。クラウドPBX導入後に、しっかりと運用サポートしてくれるメーカーを選ぶことが大切です。

はじめての導入なら「クラウドフォン」がおすすめ

せっかくクラウドPBXを導入するのであれば、失敗したくないと考えるは当然でしょう。はじめてクラウドPBXを導入する場合におすすめなのが、クラウドフォンです。

クラウドフォンは月額800円から使えるシステムで、利用人数が1人増えるごとに+500円がかかります。そのためクラウドフォンは、個人事業主や少人数での利用を検討している企業におすすめのクラウドPBXといえるでしょう。

クラウドフォンの詳細はこちらにまとめてありますので、ぜひチェックしてみてください。

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まとめ

クラウドPBXの導入に失敗を防ぐには、 利用する側がサービスの機能やスペックを正確に把握し、デメリットまで含めて考えることが大切です。事前にメーカー準備が万全であれば、クラウドPBXの機能を最大限発揮できます。

クラウドPBXのなかでも、クラウドフォンは、コストパフォーマンスの良さが特徴です。初期費用0円で最短1日で導入できますので、まずは資料請求をして、自社がもとめる機能とマッチングしているか検討してみましょう。