コラム

【緊急事態宣言延長論】テレワーク化で準備しておきたいもの

現状11都府県に対し緊急事態宣言が発令されていますが、未だ新型コロナウイルスの新規感染者数は増加の一途をたどっています。

そうしたなか、26日に政府内で「緊急事態宣言延長論」がささやかれていることが各ニュースなどで明らかになりました。
(出典:【速報】2月末期限か 緊急事態宣言 延長論強まる:TBSニュース)

緊急事態宣言が延長されるとすれば、感染拡大を食い止めるために更なるテレワーク導入が推進されるでしょう。また、緊急事態宣言に伴ってテレワーク期間も伸びる可能性が高くなります。これまでテレワークを導入してこなかった企業や、導入はしたものの万全な準備が整っていない状態の企業も、これまで以上に意識を強化しなくてはならない状況になってくるのではないでしょうか。

本記事では、緊急事態宣言延長論をめぐるテレワーク化の促進に注目し、企業に必要な事項などをまとめて解説します。

緊急事態宣言は1ヶ月延長か

現時点で緊急事態宣言は1月7日からの1ヶ月間として、2月7日までの予定です。

しかし、26日の各報道によれば、政府内で2月末までの延長についての考えが強まっていることが明らかになりました。これは、東京や大阪などを都市部を中心に、軒並み感染者数が増えていることが要因で、菅首相も「このままでは解除は難しい」と話していることを報道しているメディアもあります。

1日あたり感染者500人が目安

緊急事態宣言が発令された1月7日の時点では、1日の感染者数が500人程度(東京)になれば解除されるとのことでした。しかし、現時点で、東京都の1日の新規感染者は1,000人を越えている状況です。

予定通り解除される可能性は

500人を解除の目安とする場合、予定通り2月7日に解除される可能性は低いと考えられるでしょう。

おそらく、宣言発令から20日以上経った現在、1度目の緊急事態宣言時よりも想定されたような効果(新規感染者数の減少)が目に見えて現れてないのは、

①前回よりも人出が減っていない
②乾燥した空気で感染しやすい
③市中感染が増えている

などの理由が考えられます。

そのため、早期の緊急事態宣言解除を望むのであれば、企業では出勤の数を減らす事が重要になりますし、私生活においてもなるべく不要不急の外出を避けることを意識しなければなりません。

緊急事態宣言下でも生き残る企業の特徴

緊急事態宣言の発令の影響で、営業時間短縮を余儀なくされている企業や、無理に出勤したことで感染者を出してしまい、営業停止をせざるを得ない状況となっている企業もあるでしょう。

満足に営業活動ができないことは、安定した利益を得ることができなくなくなることに繋がるので、いずれ経営破綻を起こしかねません。

多くの企業がそのような危機にさらされているなかで、今後生き残っていくことができる企業の特徴を解説していきます。

変化対応が早い

1つは変化対応が早い企業です。対応が早い企業では、4月に緊急事態宣言が発令された時点でテレワークを導入し、それに伴う自宅の稼働環境整備も合わせて行いました。

そうした企業では、今後緊急事態宣言がいつ発令されても、すぐに対応することができます。

こうした変化対応が早い企業は、新型コロナウィルスだけでなく、今後起こる可能性のある災害や感染症の場合にも迅速に対応ができるでしょう。

時代やニーズにあった働き方

2022年新卒の学生のうち、就職先選びで重視する点として約30%の方が「在宅勤務可」と回答しました。コロナ前の回答者は10%程度であったため、時代にあった働き方が重要視されていることがわかります。(出典:https://style.nikkei.com/article/DGXMZO61760070R20C20A7000000/)

テレワークを導入する企業が増えたことで、正社員の「在宅勤務」も当たり前になってきています。時代やニーズに合った働き方を取り入れることは、今後の人材採用にも効果的なアプローチができるでしょう。

補助金・支援制度にアンテナを張っている

緊急事態宣言下において、政府は企業や店舗の経営を助けるため、補助金や助成金など各種支援制度を打ち出しています。

例えば、時短営業協力金や、雇用調整助成金、業態転換支援補助金、IT導入補助金などがコロナ対策で利用できる補助金です。

取捨選択

コロナ禍において、「不要不急」という価値観が浸透しました。コロナ以前にはなかった選択基準でしょう。

”感染予防”を軸として、テレワークの準備や、外出自粛などが優先されたことで、出勤や社内の会食は行わない方針となる企業が増加したのです。

このように、これまでの”当たり前”がみるみる壊れていくとき、経営者は企業を生き残らせていくために、取捨選択をして行かなければなりません。すべての企業が「場所にとらわれない業務は何か」「テレワークのボトルネックは?」「消費者が求めていることは何か」「トレンドは何か」を常に考えていく必要があるということです。

緊急事態宣言延長で企業が着手するべきこと


緊急事態宣言が延長されることになれば、企業は何を選択し、着手していくことが求められるのでしょうか。

宣言延長でテレワーク化が更に促進

1つはテレワーク化です。緊急事態宣言が延長される事により、テレワークの導入が更に増えていくことが予想されます。現状でも西村経済担当大臣より7割のテレワーク化が要請されていますが、宣言が延長されるとすれば、更にその旨がアナウンスされていくことになるでしょう。

4月の緊急事態宣言時と違う点は、今回が2度目の緊急事態宣言であることで”解除されても、もう一度発令される可能性がある”という危機感がある点です。4月の緊急事態宣言が解除されてから、経済活動を優先する意向が高まったため、”もう緊急事態宣言が発令されることはないのでは”と安堵していた方も少なくないでしょう。企業でも5月に緊急事態宣言が解除されてから、テレワークから出勤に切り替えたケースもあるはずです。

そうした点から、今回宣言が延長されれば、企業の危機感が高まり、テレワーク化がさらに促進されると考えられます。

デジタル技術の活用

企業のテレワーク化に伴い、

①自宅でできる業務
②出勤しなければできない業務
③システムで自動化できる業務

の振り分けを行った企業も多いでしょう。

この振り分けによって、③の「システムで自動化できる業務」に当てはまったものは、デジタルシステムを導入して自動化されることになります。

コア業務、ノンコア業務を洗い出し、適切な人員配置ができることで、人件費の無駄を削減、業務効率化につなげることができます。

アウトソーシング

コア業務、ノンコア業務の振り分けを行った上で、”システムに任せられないが、自社内で人件費を割けない”という業務は、アウトソーシングを活用することもできます。

アウトソーシングとは、大まかに言えば企業の中の一部の業務や組織を他社に依頼することです。例えば、電話代行や採用代行など、○○代行のサービスはこれにあたります。

アウトソーシングを活用することで、自社の注力すべき業務に注力できます。また、一部の事業で自社にテレワークを導入できる環境がそろっていない場合でも、テレワーク環境がそろっている他社に業務を依頼することで、スムーズにテレワークをすすめることもできるでしょう。

補助金、助成金の活用

また、緊急事態宣言が延長されることになれば、長期的な売上減少となる可能性もあります。

しかし、政府では、コロナ対策と経済回復の支援を同時に行っていくことを目標としているため、補助金や助成金が多く打ち出されています。資金繰りに困っている企業は、補助金や助成金の申請対象となる場合が多いので、利用できるものはおおいに活用していきましょう。

国からの補助金や助成金だけでなく、各自治体ベースで募集されているものもありますので、都度チェックしておくことをおすすめします。

テレワーク化で準備すべきもの


緊急事態宣言が延長されることにより、国内ではますますテレワーク化が進むことが予想されます。

ではこれからテレワークを導入する企業は、どのような準備をすればよいのでしょうか。

インターネット環境

1つはテレワークをする従業員の各自宅における「インターネット環境」です。テレワークでは、ZOOMやメール、チャットなどを通して従業員同士のやり取りをおこないます。

モバイルルーターではインターネット接続が不安定になる可能性もあるので、固定回線があるかどうかを確認しておかなければなりません。

もし導入されていない場合は、導入補助を出すなど福利厚生の整備も検討する必要があるでしょう。

セキュリティ関連

テレワークでは常に各自宅で、会社のシステムを利用することになります。ハッキングなどのトラブルに巻き込まれないよう、利用するソフトウェアにセキュリティのサービスが組み込まれているのか確認しておくことが大切です。

また、自宅のネット回線にセキュリティシステムを付随させておくことでも、ハッキング対策を行うことができます。

社用携帯

メールやチャットでも遠隔のやり取りはできますが、急ぎの場合は電話のほうが話がスムーズに進みます。

そこで、社用携帯を内線として導入すると良いでしょう。テレワーク化に伴って、取り急ぎ私用携帯をビジネスに利用するという企業もあるようですが、セキュリティ上危険になる場合もあるとされています。

また、私用携帯をビジネスに使うことで、通話料補助の面でルール整備が必要になるなど、かえって手続きが煩雑になる可能性もあります。

テレワークを導入するのであれば、チャットやメールとならんで「社用携帯」が必須のツールであると言えるでしょう。

クラウドPBX

テレワーク導入の際は、社員同士のコミュニケーションのみならず、顧客との連絡手段も確保しておかなければなりません。

通常、顧客とのやり取りはオフィスの固定電話を利用していた企業も多いのではないでしょうか。そうした企業では、テレワーク化に伴い、社用携帯や私用携帯の番号を顧客に個別に周知しているケースもあるようです。

しかし、顧客にそのお知らせを見てもらえていない場合や、メールが埋もれてしまった場合などは、後々トラブルに繋がってしまう可能性もあります。

>>個人スマホのビジネス利用は危険!?安全な使い方と対策を解説

そこで、準備すべきものが、オフィス以外でも固定電話の番号から、スマホで受発信ができる「クラウドPBX」です。もちろん内線通話もできるので、社員に配布している社用携帯をそのままクラウドPBXの端末として利用すれば、従業員同士の通話料は必要なくなります。

>>クラウドPBXとは?仕組みやメリットを易しく解説!

>>在宅ワークにはクラウドPBXが必須!?メリットデメリットを徹底解説

まとめ

緊急事態宣言は当初の予定として2月7日までを期間として設定しています。しかし感染者の増加している傾向を踏まえ、延長される可能性も出てきました。、仮にもし延長されるとすれば、2月末までと予想されています。

新型コロナウィルスの影響で、多くの業界が打撃を受けるなか、いま企業が存続の為にできることは、テレワーク化やデジタル導入など、時代やニーズにあった働き方を、積極的に導入することではないでしょうか。

また、今回緊急事態宣言が延長されることになれば、これまでより更に今後「緊急事態宣言の再発令」や「延長」を懸念する人が増え、テレワークを導入する企業も増加ことが予想されます。是非、テレワークができる環境を整え、今後の企業のあり方を見つめなおしてみてはいかがでしょうか。