コラム

スマートフォンを内線化!クラウドPBXを活用して業務効率化を目指そう

新型コロナウイルスの影響で、急遽テレワークを導入したという企業も多いでしょう。そこで問題になるのが、電話対応です。たとえば、テレワーク中の社員が企業番号を使えなかったり、電話番としてわざわざ出社する社員が必要というケースが考えられます。

電話業務の効率化をするために、企業規模に関わらず導入が進んでいるのが、クラウドPBXの技術を使った「スマートフォンの内線化」です。スマートフォンを内線化することで、スマホで企業番号の受発信をおこなうことが出来ます。

テレワークの導入や、電話業務の効率化を考えている企業にとって、スマートフォンの内線化は、心強い味方になってくれるでしょう。本記事では、スマートフォンの内線化について、メリットやできることについて解説していきます。

スマートフォンの内線化とは

そもそもスマートフォンの内線化とは、従来のPBX装置を使わずに、クラウド化する「クラウドPBX」の技術を使って、スマートフォンとクラウドPBXをインターネットでつなげています。

インターネットを使っているので、自宅や外出先など会社の外でも、会社番号を受発信することができます。また企業番号の受発信だけでなく、内線や転送、保留といったビジネスフォンの基本的な機能をおさえているので、オフィス内のビジネスフォンを0にすることもできるでしょう。

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スマホ内線化がテレワークにおすすめの理由

クラウドPBXを導入したいという企業の多くは、この「スマホ内線化」を目的としているのではないでしょうか。スマホを内線化することができれば、オフィスにとらわれずに電話業務の効率化することができます。

実はスマホ内線化の技術以外にも、テレワークに便利な機能が多く搭載されていることをご存知でしょうか。以下ではスマホ内線化がテレワークにおすすめな理由を3つ紹介します。

社用スマホに一斉着信ができる

電話転送と異なり、社員のスマートフォンへ一斉着信できるのは、クラウドPBXの魅力といえるでしょう。誰かが着信を取ったら、ほかのスマホの着信はとまりますので、普段のビジネスフォンと同じように電話環境を整えることができます。

番号に応じて着信端末を変更できる

クラウドPBXの技術を活用すれば、かかってくる電話番号に応じて、どこの端末に着信をさせるのか決めることも簡単です。例えば、取引先からの番号は東京オフィスの端末に着信させるというように振り分けができます。

IVRを使って電話業務の負担を減らせる

IVR(自動音声ガイダンス)を搭載しているクラウドPBXであれば、問い合わせ内容に応じて、着信先を変更することもできます。ある程度問い合わせ内容も絞ることができるので、テレワークの電話業務が効率的になるでしょう。

電話番として社員を出社させる必要もないので、クラウドPBXを導入したら、あわせてIVRを検討してみるとさらに業務効率が上がるでしょう。

内線通話が無料

スマホを内線化することで、従業員同士の通話も簡単におこなうことができます。インターネットがつながる環境であれば、いつでもどこでもつながるので、円滑なコミュニケーションをとることができるでしょう。また内線通話は無料でおこなえるので、通話代金の削減に効果が期待できます。

スマホ内線化のメリット

オフィスの電話端末がビジネスフォンからスマホに切り替わることで、企業や従業員にとってどんなメリットがあるのでしょうか。こちらではスマホを内線化するメリットについて解説していきます。

デスクの自由度があがる

電話線を使ったビジネスフォンの場合、PBXとビジネスフォンを有線でつなぐ必要がありました。この場合オフィスのレイアウト変更をするときには、工事業者に依頼してしなければならず、時間も経費も発生することが問題となっていました。

一方スマホを内線化することができれば、有線接続は必要ありません。オフィスのレイアウトを変更するときにも、スマホをもって移動するだけなので、コストをかけずに電話環境を構築できるでしょう。

最近企業で導入が進む「フリーアドレス」を取り入れたい企業にとっても、スマホ内線化はおすすめです。

テレワークにおすすめ

クラウドPBXを使ってスマホを内線化すれば、テレワークでもオフィスといるときと同じように電話を使うことができます。

外線や内線といった通話から、転送や保留といったビジネスフォンに必要な機能がそろっていますから、テレワークでも業務効率を下げることなく、仕事を進められるでしょう。またスマホならビジネスフォンのように場所をとらないことも、従業員にとってメリットとなります。

管理が簡単

クラウドPBXは、サーバー上にPBXが設置されているのが特徴です。そのため端末設定をアプリで管理する事ができます。工事業者に依頼する必要がある従来のPBXと比較すると、クラウドPBXは、管理をアプリ上で、しかも自分の手でいつでも行える手軽さが特徴です。

管理画面上では、アカウントの追加や、着信をどの端末で受け取るかの割振りといった操作が実行できます。PBXに知識のない方でも、スマホアプリを操作するだけなので、直感的な操作ができるのも魅力ではないでしょうか。

電話対応が一箇所に集中しない

管理画面上で、どの番号をどの端末が使うか決められるのがクラウドPBXのメリットです。03番号は東京オフィスの従業員端末にかける、0120番号は大阪の端末に設定するなど、複数番号の登録をおこなえます。電話業務が一箇所に片寄らないので、本来の作業に集中することができるでしょう。

》クラウドPBXのメリット・デメリットを徹底解説

スマホ内線化ならクラウドフォン

スマホ内線化の技術は、比較的最近登場した技術にも関わらず、多くのメーカーが同様のサービスを展開しています、企業の中には、メーカーが多すぎて決められないというケースもめずらしくありません。

本音を言えば、スマホ内線化の基本的な機能が抑えられていれば、コストが安いメーカーを選びたいという企業も多いのではないでしょうか。

コストパフォーマンスの良さで選ぶなら、株式会社Wizが提供する「クラウドフォン」がおすすめです。クラウドフォンは、初期費用・工事費0円で、月額800円~ご利用いただけるクラウドPBXです。

お手持ちのスマホに専用アプリを入れるだけで、スマホを内線化することができます。もちろん内線・外線の通話機能に加えて、保留・転送・通話録音が使えるので、ビジネスフォンと同等のサービスを使えるのが魅力でしょう。

さらに、電話番号を変更せずにクラウドPBXを利用できます。事務所の移転時にも電話番号は変わりませんし、移転工事も必要ありません。

まとめ

テレワークの推進や働き方改革の影響から、電話業務の効率化を進めたいと考えている企業が、急速に増加しています。

クラウドPBXを使ってスマホを内線化できれば、オフィスと同様に電話環境を整えることができるでしょう。すでに社用スマホをもっている場合であれば、追加で端末を用意する必要はありませんから、ぜひクラウドPBXを使ったスマホ内線化を検討してみてください。

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