コラム

クラウドPBXでテレワークを最適化!企業のDXは電話から始めよう

政府の働き方改革の推進や、新型コロナウイルスの感染予防をきっかけに、テレワークを取り入れる企業が急増しています。

一方「自宅では企業の電話対応ができない」と、電話のためだけに出勤し続けている企業もあるでしょう。企業がテレワークに切り替えられるかどうかの判断基準に「電話業務をどうするか」という問題があるのは、間違いありません。

そんな電話業務の悩みを解決する手段として「クラウドPBX」の導入があります。クラウドPBXは、インターネットサーバーをクラウド化するように、PBX本体をクラウド上に移した電話の仕組みです。

ではなぜクラウドPBXを導入すると、テレワークが推進されるのでしょうか。本記事ではクラウドPBXがテレワークをすすめるために欠かせない理由について解説していきます。

クラウドPBXを簡単おさらい

そもそもクラウドPBXとは、従来の電話交換機(PBX)をオフィスではなく、クラウドサーバーに設置し、インターネット回線を使って通信をおこなうサービスです。クラウド上にPBXが置いてあるので、ネットさえつながっていれば、いつでもどこでも通話がおこなえます。

イメージとしては、LINE通話のようにネット環境があれば電話が使え、外線・内線・転送といったビジネスフォンの機能も使えるといえば分かりやすいのではないでしょうか。

従来のPBXの問題点

クラウドPBXが開発された背景には、従来のPBXが使いにくという問題がありました。これまでオフィスに設置されていたPBXは、物理的な機器を購入し、拠点ごとに設置しなければなりませんでした。

また配線工事には専門業者による工事が必要であったため、オフィスのレイアウト変更や、部署編成に応じて、そのたびに専門業者を呼んでいたのです。このようなPBXのコスト問題や効率化の問題を解決したのが、クラウドPBXです。

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クラウドPBXがテレワークにおすすめの理由

政府の働き方改革や、新型コロナウイルス感染予防といった観点から、テレワークの導入をすすめている企業も多いでしょう。そのとき問題になってくるのが「電話業務をどう対応するか」という点です。

これまでのPBXでは代表番号を受発信するために、わざわざ出社しなけれならず、電話業務の効率化は難しいとされていました。しかし、クラウドPBXであれば企業の電話業務問題を解決し、テレワークを推進できます。

以下ではクラウドPBXの導入がテレワークにおすすめの理由について解説していきます。クラウドPBXの導入を検討している企業は、ぜひ参考にしてください。

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家や外出先でも企業番号が使える

クラウドPBXはライン通話のようにインターネット回線がある環境であれば、外出先や家でも代表番号を受発信できます。お手持ちのスマホやタブレットに、アプリをインストールするだけで、端末がクラウドPBX化しますから準備も簡単です。

もちろんビジネスフォンにありがちな、転送電話や通話録音機能も搭載していますから、企業の電話業務を効率化できるでしょう。

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場所をとらない省設計

クラウドPBXであれば、オフィスにいなくても代表番号が使えることは、すでにお分かりの通りでしょう。クラウドPBXは、クラウド上にPBXが配置されている仕組みなので、物理的なPBXが必要ありません。

家から企業番号を受発信するときにも、何か装置を用意したり、配線を考えることもないのです。スマホ一台さえあれば、スマホをビジネスフォンと同じように使えます。部屋やデスク上に、スペースわざわざ作る必要がない点も、クラウドPBXのおすすめポイントです。

内線番号も使える

クラウドPBXであれば、外出先であったとしても内線同士の通話は無料です。従来のPBXの場合、同じ建物での内線は無料でしたが、外出先やスマホへかけるには、外線を使わなければなりませんでした。

しかしクラウドPBXなら、外出先でも内線が何度でも無料でかけることができます。社内の通話コストにお悩みの企業にとって、クラウドPBXはコスト削減につながること間違いなしです。

管理が簡単

クラウドPBXはユーザー数や、着信ルールを柔軟に決められる点も大きな魅力でしょう。例えば、テレワークをする従業員数分だけ端末をクラウドPBX化したり、営業時間外には電話がかからないようにするといった設定を、管理画面上から簡単に設定できます。

企業の場合、新型コロナウイルスの影響によって、変則的な働き方をおこなうこともあるはずです。そうしたときにも、クラウドPBXであれば、テレワーク切り替えに手間がかかりません。

工事不要だから初期費用が安い

これまでは、オフィスで電話を導入する場合、PBXの購入費用として最低20万円以上かかっていました。またPBXの設置には、専門業者による設置工事費で10万円ほどかかりますから「PBX購入費+工事費」だけで30万以上することも珍しくありませんでした。

ところがクラウドPBXであれば、PBXの端末代金も工事費用も不要です。どのクラウドPBXメーカーも手数料を含めて、1万円程度がほとんどでしょう。つまりクラウドPBXであれば、従来のPBXと比較し、イニシャルコストを10分の1程度に抑えることができるのです。

納期が早い

クラウドPBXであれば、申し込みから1週間もかからずに導入することが可能でしょう。クラウドPBXに必要な準備は、専用アプリをインストールするだけですから、簡単に電話業務を効率化できます。

利用端末はお手持ちのスマホやタブレット、PCが対応できますから、既に端末を持っていれば新たに用意する必要もありません。

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電話業務のDXはクラウドフォン

テレワークの需要が拡大していることを受け、いまクラウドPBX市場は盛り上がりを見せています。しかし、初めてクラウドPBXを導入する企業では、どんなメーカーを選べばいいのかと迷っている方もいるでしょう。

そこで1点重視してほしいのが「コストパフォーマンス」です。長期的にクラウドPBXを使うのであれば、お得で機能性の高いメーカーを選ぶことが大切です。

コストパフォーマンスが良い

数あるクラウドPBXメーカーの中でも、コストパフォーマンス重視なのが「クラウドフォン」です。クラウドフォンは月額800円からという圧倒的低価格でクラウドPBXを導入できるでしょう。この価格は、業界の中でも最安値クラスですから、コストを抑えたいという企業にとってぴったりで。

機能面も充実

しかもクラウドフォンのメリットはそれだけではありません。内線・外線・転送・通話録音といったビジネスフォンの機能に加えて、IVR(自動音声応答装置)にも対応しています。営業時間外の電話にも対応できるので業務効率化を加速させるでしょう。

導z入までが早い

クラウドフォンの納期は、申し込みから最短1日となっており、すぐにテレワークを導入したいという企業にもおすすめです。

クラウドフォンの導入事例も掲載していますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ

新型コロナウイルスの影響は、企業の働き方に大きな変化を与え、働き方のひとつとしてテレワークが受け入れられていきています。これまで電話業務がネックで、テレワークを導入できないと悩んでいた企業は、この機会にクラウドPBXを導入して、テレワーク環境を整えてはいかがでしょうか。

クラウドPBXの中でも「クラウドフォン」は、コストパフォーマンスが良く、スピーディにクラウドPBXを構築できます。機械が苦手な人でも、簡単に操作できますので、気になる方は、ぜひお問い合わせください。