コラム

クラウドPBXとは?仕組みやメリットを易しく解説!

今回はビジネスホンをクラウド上において、いつでもどこでも電話対応ができるサービス「クラウドPBX(フォン)」に注目!

クラウドPBXを導入することで、オフィスに限らずスマホやPCで電話対応ができる仕組みを構築することができるようになります。

現在クラウドPBXの導入を検討している企業や、クラウドPBXに興味を持ち始めた場合には、本記事でクラウドPBXの仕組みやメリット・デメリットを参考にしてみてください!

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、オフィスに装置を設置して使用していたビジネスフォンの機能を、インターネットのクラウド上に挙げてサーバーが提供するサービスです。

装置を設置することなく、インターネット上のサーバーでビジネスフォンを利用できるような仕組みであるため、どこでもビジネスフォンが使用できるような環境を構築することが可能になります。

PBXとは

PBX(電話交換機)は、電話回線をお互いに接続して電話を利用するための機器です。ビジネスフォンを設置する際に導入する装置です。

従来のPBXは、オフィスに物理的な機器を設置して電話回線の工事を行います。さらに増減の度に工事が必要な場合もあるでしょう。

一方でクラウドPBXは、従来の機器が不要になり、インターネット上に構えることができるため管理もクラウド上で済ませることが可能になるでしょう。

インターネットが普及したいま、クラウドPBXは新たなビジネスフォンとして進化を遂げた便利で汎用性の高いサービスと言えるでしょう。

PBXの種類は3つ

クラウドPBXには厳密に2つの種類があるという点をご存知でしょうか。

以下にそれぞれの特徴をご紹介していきます。

レガシーPBX

PBXの原点とも言える種類です。様々な歴史を持ちますが、現在のレガシーPBXは会社内に主装置を据え置き、電話線をつなぎます。その電話線に信号を流して通信を行えるようにするものです。電話交換機の歴史として、手動の交換機として導入された1890年まで遡る、もっとも古い種類と言えます。

電話線の届く範囲でしか対応できないため、場所や拠点ごとに主装置の設置が必要とされるためコストや管理費がかかるものと言えるでしょう。

IP-PBX

IPPBXとは、IP電話機を使って外線や内線を中継するPBXの種類です。ネットワーク回線利用した内線化が図れるため、電話機の増設を業者に依頼しなくても利用できます。

また、インターネット環境があればひとつの場所に導入することで拠点間の内線の仕組みを構築することができるでしょう。

ハードウェアタイプのものとソフトウェアタイプのものがあります。

クラウドPBX

一方のクラウドPBXは、従来のPBX機器をインターネット上に置くことでクラウド上で利用できるサービスです。インターネットさえ繋がっていれば端末上で簡単に利用できるので便利です。

専用のビジネスフォンといったハードウェアを必要としない点も特徴でしょう。いつでもどこにいても内線環境を整えて仕事ができるというわけです。

クラウドPBXが使える電話機

使用できる電話機としてはVoIP電話機・スマートフォン・ソフトフォン(PC)・電話会議システム等の電話機が使用可能とされています。基本k亭に代表番号の呼び出しや内線機能・保留(転送)などが行えるようになっています。

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クラウドPBXのメリット

次に導入するメリットについて確認してみましょう。

コストを削減できる

大きなメリットのひとつですが、クラウドPBXにすることで、スマホやPCがあればビジネスフォンとして使用することができるようになります。

そのため、大きなコスト削減に繋がるでしょう。PBX自体の購入費用や工事費用、電話端末が不要になります。これは物理的なPBX装置が不要となりインターネット上に設置することになります。そのため、スマホやPCでアプリやソフトをインストールして接続できるようになります。

いつどこにいてもビジネスホンが社員の端末上で使用できるようになるのです。ビジネスホン自体を購入するコストも大幅に削減できるでしょう。

スマホを内線としてつかえる

スマホをそのまま社内の連携ツールとして内線機能を使えるようになります、従来のビジネスフォンがスマホのアプリとして使えて、社内でも社外でも通話ができるようになるという仕組みと理解するとわかりやすいでしょう。

代表電話で通話(着信・発信)できる

従業員が営業先や移動中、外出中に電話をかけたいというケースも多くあるでしょう。こうしたシーンにおいてもクラウドPBXならご自身の端末から代表電話番号で電話を書けることが可能です。

また、同様にテレワークなどにおいても会社の代表番号で取引先や顧客へ電話することができるため非常に便利です。

いつでもどこでも会社代表の電話番号を使用することができるため効率化も図れるでしょう。

番号をそのまま移行できるサービスもある

新たな電話サービスを使用する際は電話番号が変わってしまうのではないかといった疑問を抱いている方も少なくありません。しかしクラウドPBXを導入する際はNTTで現在ご利用中の電話番号をそのまま移行して使うことができるものも多くあります。

しかし注意したい点として、ソフトバンク・KDDIなどの会社が発番している番号については使用できないため、必ず確認しておきましょう。また、サービスによって引き継げる場合とできない場合があるので必ず確認しましょう。

FAXの管理もできる

企業の取引としてFAXが届く場合もあるでしょう。届いたFAXは、メールで転送して確認することが可能です。逆にスマホのメール機能を利用してFAXを送信することもできます。

また印刷不要なものもクラウド上で管理できるため印刷代の削減にもなるでしょう。

社用携帯としても利用できる

クラウドPBXは法人携帯として利用することもできるでしょう。すでに法人携帯を導入している場合、クラウドPBXで切り替えることでコスト削減にも繋がります。

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電話の鳴り先を指定できる

クラウドPBXでは、会社の電話番号として利用することができるため、まずはどこに鳴らすのかという細かい設定も可能となっています。まずは本社に鳴らして、そのあと支店にならすといった優先順位を付けられるのも大きな魅力です。

通話料の削減

クラウドPBXはNTTの固定電話よりも安く設定されているケースがほとんどでしょう。

たとえば通話料金が安いNTTbのひかり電話であっても全国一律で8円/3分(※)がかかりますが、基本的にクラウドフォンではこの基準を下回る通話料金が設定されています。

これまで以上に柔軟に利用しながら、通話料も下げることができるのは大きなメリットと言えるでしょう。

※携帯電話宛ては除く

内線通話が無料

海外支店をお持ちの企業や海外出張の機会がある場合、内線を利用する機会もあるでしょう。クラウドPBXであればこの内線通話が無料で利用できるようになっています。

機能性が高い

クラウドPBXでは細かい機能が利用できます。

たとえば、自動音声のアナウンスを流したり、IVR機能を活用したり、通話ログの録音機能などが該当します。これら以外にも、電話内容をモニタリングできる機能を搭載しているサービスもあるため、電話対応の研修やスキルアップにも役立つでしょう。

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クラウドPBXのデメリット

一方でデメリットを確認していきましょう。

通話品質が低いものもある

サービスによっては質が低い場合もありますう。通話品質や音の状態も、電話対応では重要な部分です。サービスを選ぶ際に、こうした質の部分は注目しましょう。

また、インターネット回線の質によっても大きく左右します。高速の光回線や評判の良いWi-Fiを使用することがおすすめです。

万が一社内の通信環境に不安がある場合には、まず回線やWi-Fiの見直しも検討してみましょう。

ランニングコスト

クラウドPBXは毎月コストがかかります。人数によって大きく異なりますので、会社規模や導入したい人数を踏まえて、本当に導入のメリットが高いのかどうか考えてみましょう。

目安としては1人あたりつき1000円~1,500円/月程度が一般的です。

緊急電話を使用できないタイプも

IP電話を活用した物の場合、電話緊急ダイヤルが使えません。こういった場合は念のため、あらかじめ緊急連絡先やお近くの警察署等の電話番号を登録するようにしておくと安心です。

インターネットの光回線を使用したクラウドPBXであれば緊急ダイヤルも問題なく使用できるのでご安心ください。

》クラウドPBXのメリット・デメリットを徹底解説

テレワークでも安心のクラウドPBX

新型コロナウィルスの影響で、テレワークの導入を進めている企業も増えているでしょう。そこでネックになるのが、企業にかかってきた電話対応や内線をどのようにして繋ぐ野かという点です。いちいち社用携帯や個人所有のスマートフォンに連絡しなおすのは効率がよくありません。

そこで注目されているのが、クラウドPBXなのです。いつでもどこでも社内の内線環境を整えることができ、スムーズな連携が行えるようになるでしょう。

テレワークが推進されている今だからこそ、クラウドPBXの導入で快適な内線環境を整えておく機会と言えるのではないでしょうか。

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スマートデスクのクラウドフォンとは

スマートデスクでは、今回ご紹介したクラウドフォンを取り扱っています。スマートデスクのクラウドフォンの特徴としては以下の点です。

番号そのまま利用可能

スマートデスクのクラウドフォンは、様々な番号種類に対応しているため今お使いの電話番号をそのまま利用することが可能です。

便利なクラウドPBXでも電話番号が変わることは重大な懸念事項ですが、本サービスではその心配なく安心してこれまで通りお使いいただけるでしょう。

どこでも電話対応が可能

クラウド上で番号を持つことになるため、これまでのビジネスホンのようにオフィスでなければ受電発信ができないといったことがなくなります。いつどこにいても、ネットワーク環境を利用して電話の対応ができるようになるでしょう。

設定・管理が簡単

管理画面上で電話における様々な設定や管理が可能になります。インターネット環境があれば、従来のビジネスホンでは難しかった変更や調整もスムーズに行えるようになるでしょう。

便利なオプション設定が可能

スマートデスクのクラウドフォンでは、便利なオプションが利用できるようになっています。ゲートウェイレンタルでは、他社契約番号など通常では利用できない番号も変換して利用することが可能です。

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まとめ

今回は今ビジネスの場で注目されているクラウドPBXについて、そのメリットや仕組みを解説しました。

便利で使いやすい内線環境を構築することで、テレワーク中でも外出先でも電話対応に応じることができるようになります。

ぜひ、クラウドPBXの仕組みやメリットを理解して導入の検討を進めてみてください!

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