コラム

企業の電話をクラウド上で管理するメリットデメリット、よくある疑問を徹底解決!

固定電話を利用するときに必要な「PBX」は、電話機の近くに装置を設置して利用しなければなりませんでした。しかし、最近ではこのような従来型のPBXから、クラウド上で機能を利用、管理できる「クラウドPBX」へと進化しています。

そこで今回は、企業の電話をクラウド上で管理するメリットデメリットから、クラウドPBXに関して良くありがちな疑問をピックアップし解説していきましょう。

クラウドPBXの導入を検討されている方は是非参考にしてください。

企業の電話をクラウド上で管理するとは?

まずは、企業の電話をクラウド上で管理する=PBX自体をクラウド上におくということになります。こうしたサービスをクラウドPBXと言いますが、どのようなシステムなのかというところを簡単に解説します。

PBXとは

そもそも、PBXとは、企業の固定電話利用において、複数の端末で同じ固定電話番号が利用できるようにしたり、外線を経由せずに内線接続を可能にしたりするシステムのことです。

つまり、このPBXという装置がなければ、企業で固定電話を利用するとしても1台につき1番号が割り振られることになったり、内線通話ができなかったりという問題が発生するわけですね。

このように、企業が固定電話を利用する際に欠かせないPBXですが、ハードウェア型での提供が主流であり、場所を取るうえに高額な導入費用やメンテナンス費用が必要という問題を抱えていました。更に、複数拠点を構えている企業では、拠点の数だけそれらの費用が発生することになります。

こうした、費用面、スペース面など、PBXに関する課題解決のために生まれたのがクラウドPBXです。

クラウドとは

PBXはハードウェア型であると解説しましたが、クラウドPBXはその名の通りクラウド上で提供されるシステムです。

クラウドとはクラウドコンピューティングともよばれ、インターネットなどのネットワークを経由してコンピューター資源を提供する利用形態のことをさします。

つまり、インターネット上に必要なシステムがそろっていて、利用者はインターネットに接続するだけで、それらのシステムをいつでも管理、活用、あるいは変更することができるということです。

要するに、クラウドPBXは、クラウド上にPBXのシステムが搭載されたサービスであるとお考えいただければ問題ありません。



企業の電話をクラウド上で管理できるメリット

では、クラウドPBXのメリットとはどのような点があげられるのでしょうか。従来型のPBXとの比較も交えながら解説していきます。

初期費用が安い

従来型のPBXの場合、ハードウェア装置を購入したり、ハードウェア設置の工事が必要であったり、初期費用がかさむという点が問題点でもありました。

その点、クラウドPBXはインターネットにシステムを導入するだけなので、装置の購入やそれに伴う工事が一切必要ありません。また、その分初期費用も大幅に抑えられます。

社外でも固定電話の番号が利用できる

クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば、システムを導入したパソコンやスマホを利用して社外から固定電話の番号で受発信をすることができます。

テレワークも簡単に移行

最近では新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークへの移行が推進されていますが、そこで問題となるのがPBXの移行作業です。

従来のソフトウェア型のPBXを自宅に取り付けることは困難ですし、ともなれば電話受付のスタッフのみ出勤せざるを得ないという状況になっている企業も少なくないでしょう。

その点、クラウドPBXは、もちろん自宅からでもインターネット環境さえあれば固定電話の番号を利用できますので、テレワークへの移行作業も楽に行えます。

ビジネスフォンを購入する必要がない

また、クラウドPBXではビジネスフォンを購入することなく、スマホやPCなどの端末さえあれば利用できます。社用携帯がある場合はそちらにクラウドPBXのシステムをインストールすれば利用できますし、個人のスマホを利用することも可能です。

ただし、個人のスマホをビジネスに利用するのにはリスクを伴う可能性もありますので、なるべく社用携帯や社用のPCから接続をするようにしましょう。

社用携帯の準備ができていない方は、合わせてお問い合わせいただくことが可能です。

番号を変えずに利用できる

クラウドPBXを導入する際、現状利用している番号は変更になるのかという点が気になる方もいらっしゃるでしょう。クラウドPBXでは、現状利用している番号を変えずにそのまま引き継ぐことができるので、各公開情報の変更やお客様への周知も必要ありません。

コスト削減

クラウドPBXは毎月のシステム利用料はかかるものの、メンテナンス費用や拠点追加時の新たな初期設備費用なども必要ありませんので、コスト削減に繋がります。

現状従来型のPBXのメンテナンス保守費用等に費用がかさんでいるという方も、クラウドPBXへの変更を検討してみても良いでしょう。



企業の電話をクラウド上で管理するデメリット

一方、クラウドPBXには、費用が安い、どこでも固定電話が利用できるといったメリット以外にも下記のようなデメリットが存在します。

ネット環境に依存する

そもそも、クラウド自体がインターネット環境がある場所でなければ利用できないシステムなので、クラウドPBXもインターネット環境に依存することになります。

もしインターネット環境に不具合がじれば、当然ながら通話環境などにも影響を与えてしまうので注意が必要です。

月額利用料がかかる

また、クラウドPBXは通話料以外にも、毎月システム利用料が固定で必要です。月額利用料金が高額なサービスもあるかもしれませんので、複数サービスから比較してから導入してみてください。

クラウドPBXに関するよくある疑問

ここまでにクラウドPBXの概要から企業の電話をクラウド上で管理できるメリットデメリットまでを解説しました。しかし、実際導入するにあたり「こういう時どのように利用できるのか分からない」「あまり利用シーンが想像できない」という疑問や不安を抱える方もいらっしゃるでしょう。

そこで、ここからはクラウドPBXに関するよくある「疑問」をまとめて解決すべく、分かりやすく解説していきます。

利用中の電話番号をそのまま引き継ぐことができるのは?

基本的に市外局番、050番号、0120番号など色々な番号に対応しているサービスがほとんどですので、現在利用中の番号を変更なく利用することが可能です。

ただ、番号追加の場合は、別途費用がかかる可能性もあるため確認しておきましょう。

海外でも受発信可能!?

現在は新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、海外でクラウドPBXを利用するケースはあまりないかもしれませんが、一応クラウドPBXは海外でも受発信をすることができます。

今後規制が緩和され、海外での活用の可能性がある場合も活躍するでしょう。

利用端末はスマホ以外も可能?

基本的にクラウドPBXは、スマホ以外にPCでも利用することができます。もし急ぎで導入したいという場合は、従業員個人のスマートフォンを利用することもできますので、そちらで対応してみてもよいでしょう。

ただし、システムが分かれているとはいえ、ビジネスで個人のスマホを利用するのには何らかのリスクを伴う可能性もあります。個人のスマホを利用する場合は、利用上の注意点やルールなどを社内でまとめておくことをおすすめします。

格安のサービスの落とし穴は?

クラウドPBXのサービスは数多くあり、価格設定も様々です。クラウドPBXの月額料金相場は2,000~3,000円程度とされていますが、あまりにも格安過ぎる値段設定の場合オプションを多くつけなければならない可能性もありますので注意しましょう。

オプションをつけても、他のサービスより安価に利用できれば問題ありませんが、品質的な部分でも、他の利用者の口コミ等を調べておく必要がありそうです。

まとめ

本記事では、クラウドPBXの基本概要とメリット・デメリットをまとめました。

テレワークや在宅ワークの導入が企業のあり方としてニューノーマルとなっていく中で、今後クラウドPBXの導入は必須になるといっても過言ではないでしょう。

これからテレワークを導入する方、オフィスを縮小予定の方、従来型のPBXを撤去予定の方、費用がかさんで困っている方などは是非クラウドPBXを導入してみてはいかがでしょうか。

Smartdeskでは、お客様のご利用環境に合ったクラウドPBXの導入をサポートしています。下記の窓口から資料を無料でダウンロードすることや、直接お問い合わせいただくことも可能ですので、是非お気軽にご相談ください。




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