ビジネスフォンとは？一般電話機との違いとメリットデメリットを解説

ビジネスにおいて、外部や内部とのやりとりに「電話」は必須です。ビジネスで利用される電話機は特に「ビジネスフォン」と言われていますが、一般電話機とどのような違いがあるのでしょうか。

今回は、ビジネスフォンのメリットデメリットとあわせて、電話を使ったスムーズなコミュニケーション方法までを見ていきましょう。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、その名の通り、ビジネスで利用される電話機のことです。オフィス使いに最適な機能が搭載されているため、一般家庭にある電話機とは別の扱いをされています。

ビジネスフォンと一般電話機の違い

具体的に、ビジネスフォンと一般家庭用の電話機の違いは以下の通りです。

ビジネス上必要な機能としては、同じ番号同士で通話ができる「内線機能」、保留をして外部に転送する機能、同時に複数の電話機で受信ができる機能などです。それらの機能を可能にするために、ビジネスフォンでは「PBX」と呼ばれる複数の電話機を統合するシステムを設置します。

つまり、「PBX」が複数のビジネスフォン端末をとりまとめ、外線や内線、内線間での共有を可能にする役割を担っているということです。

ビジネスフォンのメリット

「PBX」を設置することで、一般電話機にはない様々な機能が追加されるビジネスフォン。では、ビジネスフォンを利用するのにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

複数の電話機で1つの固定番号が使える

一般電話機との違いで解説した通り、ビジネスフォンではPBXを設置すれば1つの固定番号を複数の電話機で共有することができます。

一般電話機をはじめ、スマートフォンなども1つの端末につき1つの番号が割り振られていますよね。この場合は、誰か1人が端末で電話をしていると他の電話を受けることができません。

しかし、ビジネスフォンでは別端末で通話中でも、他の端末で電話を受けられます。1度に複数のお客様対応が可能なので、電話が繋がらないことによるクレームを防ぐことができるでしょう。

内線で社内コミュニケーションが取れる

ビジネスフォンでは、各端末に内線番号が割り振られており、社内通話を無料で行うことができます。特に複数拠点がある企業では、拠点をまたいだコミュニケーションを円滑化することができるでしょう。

また、基本的に内線は無料で利用できるのもポイントです。

保留転送ができる

更に、受けている電話を内部外部問わず転送ができるのもビジネスフォンのメリットです。一般電話機や通常のスマホは、かかってきた電話をそのまま他人につなぐことはできないので、連絡を取ってほしい人たちを取り次ぎ、もう一度電話をかけなおしてもらう必要があります。

その点、ビジネスフォンでは一旦受けている電話を保留にした上で繋ぐことができるので、手間がかかりません。

例えば、以下のようなパターンが考えられます。

顧客A：▲▲社のYさんと話がしたい　(発信)

↓

▲▲社Aさん：受電→保留してYさんに電話の取次ができるか確認　(受電・保留)

↓

▲▲社Aさんから保留転送でYさんに取次　(保留転送)

↓

顧客AとYさんが通話

ビジネスフォンのデメリット

一方、便利に見えるビジネスフォンにも下記のようなデメリットがあります。

導入費用が高額である

ビジネスフォンの導入時には、専用電話機とあわせてPBXも購入しなければならず、総額では数十万円の費用がかかる可能性があります。また、PBXを設置するのには工事が必要なので、工事費用も必要です。台数によっては数十万円の導入費用では済まないことも考えられるでしょう。

社外では電話の受発信ができない

また、持ち運びができないため、当然ながら社外で代表電話の受発信はできません。営業で外出する機会が多い方などは、結局お客様をお待たせしてしまうことになるでしょう。

移転時の手続きが煩雑

スタートアップ企業などは、今後人員増員に伴い現状のオフィスから移転する可能性があります。移転の場合は、電話番号が変わり、顧客への周知や諸手続きも煩雑になりがちです。また、PBX再設置の費用も高額になる事が考えられるでしょう。

テレワークに対応できない

最近では企業にテレワークの導入が求められています。テレワーク時でも外部や内部とのやり取りは必須ですが、ビジネスフォンはPBXと接続されていなければならないので端末を自宅に持ち帰ることはできません。

そのため、テレワークに対応できないのはこのご時世において大きなデメリットと言えるでしょう。

クラウドPBXでコスト削減を

ビジネスで使う電話機は「ビジネスフォン」というイメージがある一方、テレワークが推進されるようになってから注目され始めているのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXとは、簡単に言えばビジネスフォンの役割をスマホが担えるサービスです。

ここまでの解説でも、ビジネスフォンを利用するには「PBX」という主装置を設置しなければならないとお話しました。もはや「PBX」がなければビジネスフォンはビジネスフォンとして成り立ちません。しかしそのPBXが利用上のネックとなる部分も多い為、ビジネスで使う電話は「社用携帯」だけでよいのではとお考えになる方も多いでしょう。

その点、「クラウドPBX」は、「PBX」の役割をするものをクラウド上にダウンロードすることで、装置設置や工事なども必要なくなるのです。また、ビジネスフォンの専用端末となる「端末」はスマホで、設定もWeb上から簡単に変更できます。

ビジネスフォンと比べた時のメリット

具体的に、ビジネスフォンと比べた時のメリットをまとめると以下のような項目があげられます。

• 低コストに導入できる
• スマホを内線化できる
• テレワークでも固定電話を利用できる
• 外出先でも固定電話が利用できる
• 面倒な工事が不要
• 事務所移転も楽々
• 電話番号が変わらない
• FAXもクラウドで管理ができる
• 共有の電話帳もクラウドで管理ができる
• 録音抽出が簡単

国の要請で、テレワークに移行する企業も多くある中、ビジネスフォンでネックになっていた部分はクラウドフォンで解決することができると言えるでしょう。

また、工事が不要で初期費用を抑えることができ、月額料金制で利用できるのもポイントです。通常のビジネスフォンでは何十万も必要だった初期費用も、1万円程度に抑えることができるでしょう。

ビジネスフォンと比べた時のデメリット

ただし、ビジネスフォンと比べると、インターネット環境の良し悪しに通話状態が左右される点や、ランニングコストが必要である点がデメリットとしてあげられます。

特に、テレワークでクラウドPBXの導入を検討している場合は、従業員それぞれの自宅のネット環境が安定しているかの調査を事前に行う必要があるかもしれません。

まとめ

本記事では、ビジネスフォンとはいったい何なのか、一般電話機との違いとメリットデメリットについて解説しました。一般電話機と違い、複数の電話機で1つの固定番号を使えるのは非常に便利です。また、保留転送ができるのも業務負担がかからず効率化につなげられます。

しかし、ビジネスフォンの機能を使うのに必要なPBX設置費用や管理が煩雑な点は、見逃せない難点です。今後ビジネスフォン私用としている方はPBXの機能をクラウド上で使える「クラウドPBX」を検討されると良いでしょう。

テレワーク化がますます世の中に浸透していくなか、スマホで固定番号の受発信ができる「クラウドPBX」は、企業の業務効率化や働き方改革にもつなげることができるのではないでしょうか。

ビジネスフォンとの比較を検討される方、クラウドPBXが気になる方は是非Smart deskのお問い合わせ窓口からお気軽にご相談ください。

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