コラム

電話代行サービス『Smartdesk』でオフィスから電話をなくそう|月1万円から利用可能

新型コロナウィルスの影響で、従来の出勤形態に捉われない働き方へのシフトしてきています。リモートワークや時差出勤などオフィス・事務所に人が少ない時間帯なども増えてきており、電話対応などで人手が足りずに重要な電話を取り損ねるケースや、受電対応などで業務効率が低下してしまうケースなどがあるようです。

そこで注目したいのが企業の受電業務です。昨今では、企業の代わりに電話を代行して受け取る「電話代行サービス」が登場しているのをご存知でしょうか。

今回はこの電話代行サービスについて、その特徴からメリット、サービス比較、導入手順などを網羅的に解説していきます。

電話代行サービスの導入を検討している企業や個人事業主の方は、サービス選定の基準を決めるうえでも役立つ内容となっていますので是非最後まで目を通してみてください。

電話代行とは

電話代行とは、企業にかかってくる電話の受け取りを、代わりに受電対応するサービスです。

多忙な業務や外出の多いオフィスの場合、企業へかかってくる問い合わせや注文などに対応することができない場合もあるでしょう。

そこで企業の代わりに、受電対応を行ったうえで報告をしてくれる仕組みのサービスとして電話代行サービスが注目されているのです。

電話代行の仕組み

電話代行を利用する仕組みを簡単にご紹介します。

電話代行では、顧客や取引先からの電話を電話代行サービス提供会社へと転送します。そこでサービスの専用オペレーターが、企業や個人事業主の代わりに受電業務を行います。受電対応を行うオペレータが、受電した際の内容を企業に報告し、報告を受けた企業は適宜折り返しの電話対応を行うという流れが一般的でしょう。

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスには多くのメリットがあります。以下で電話代行サービスを利用する上でのメリットをご紹介していきます。

業務効率を改善できる

受電業務がないことで、その分、業務に対して集中して取り組むことができるでしょう。

業務を行っていても途中で受電対応をする場合、集中力の低下や進捗にも影響が出る可能性があります。こうした業務効率化を図る上でも大きなメリットと言えるでしょう。

人件費削減

仮に受電業務専門のスタッフを用意した場合、人件費がかかります。採用コストや教育コストなどの人件費を抑えるという意味でも、電話代行サービスを使うことで効果があるはずです。

専門のオペレーターによる電話対応

電話代行サービスでは、専門の研修を受けたプロのオペレーターが対応することになります。これまで自社の社員が対応してた場合、より電話対応の質が上がるメリットも享受できるでしょう。

ショップとしての受電対応

企業として、モノやサービスを販売する場合、商品に対する問い合わせや申込みに関する電話も多く受けているでしょう。この受電対応を代行サービスを利用することで、企業としてより売上やジャン倍数を伸ばすための業務に注力することができます。営業活動や広報・PRなど、電話対応で大幅に業務時間を割いていた場合でも、本来の事業を伸ばすことへ注力できるでしょう。

電話代行サービスのデメリット

一方で、電話代行サービスに挙げられるデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。以下で電話代行サービスを利用する上でのデメリットにも注目してみましょう。

費用がかかる

電話代行サービスを利用する場合、費用がかかります。そのため、コストがかかるという部分は否定できません。しかし、業務効率が上がる点や自社の人件費を削減できる点を踏まえれば、大きなデメリットには繋がらないでしょう。

また、最近では格安の電話代行サービスも登場していますので予算やコストを抑えたうえでのサービス導入も可能です。

企業の情報が漏れる可能性

代行業者を利用する場合、企業の情報を電話代行サービス提供会社に共有する必要があります。そのため、場合によっては企業情報が第三者を通じて漏れるという可能性も0ではありません。こうした事態を防ぐためにも、重要な情報や機密事項等の取り扱いや共有の仕方(度合)について、事前に自社内での認識を徹底することが大切になるでしょう。

電話代行サービスの選び方

電話代行サービスは様々な種類のサービスが提供されています。どのようにして最適なサービスを選べばよいのか、その選び方についてもご紹介していきます。

格安でお得なサービスを選ぶために

サービス内容や提供会社によって提供される金額も大きく異なります。できるだけコストを抑えたいという場合には、料金の比較を行うことが必要になるでしょう。また、サービスによっては成果報酬型を採用したものもあります。コストを極力抑えるためには、受電した分だけ料金が発生するという仕組みを利用するのも良いかもしれません。


●対応時間

企業の営業時間を踏まえて、代行サービスの対応時間も重要なポイントです。たとえば長時間の受電業務を希望する場合には、そうした対応が可能なサービスを選ぶ必要があるでしょう。また、土日祝日の対応についても注意すべきポイントとなります。


●オペレータ―の質

受電業務を行ううえで、オペレータ―の質も大切です。顧客や取引先から電話があった場合、最初に電話を受けたオペレーターがその企業に対する第一印象を左右します。そのため、代行サービスのオペレーターに対する教育を行っているかどうか、評判や口コミも含めてチェックすると安心でしょう。


●代行サービス内容

電話代行サービスによって、対応できる範囲も異なります。また、業種によっては求める対応も異なるでしょう。そこで、対応できるサービス内容や業種への親和性も重要なポイントとなります。より自社に合った最適な受電対応が可能なサービスを選ぶようにしましょう。


●アフターフォロー

サービスを導入するにあたり、導入後のフォロー体制が整っているかどうかも見落とせないポイントです。仮に災害時に電話が繋がらなくなった場合などの対応方法などについても心配なところでしょう。こうした部分を含めて、日頃からフォロー体制が整っているサービスを選ぶことで安心して受電対応を任せることができるでしょう。

電話代行サービスの比較

電話代行サービスについて、人気のサービスを以下で簡単にご紹介していきます。今回ご紹介する4社のサービス以外にも人気サービスが多数ありますので是非様々なサービスを比較してみてください!

Smartdesk(スマートデスク)

株式会社Wizが展開する「Smartdesk(スマートデスク)」。月100件の受電業務を10,000円~で提供。料金プランは3種類で展開しているため、企業規模や受電数の目安によって最適なプランを選択することが可能になっています。

定番のビジネスチャットツールとの連携も可能な点が魅力のひとつ。通話のログを確認することが可能な点も信頼して利用できるポイントと言えるでしょう。

平日19時までの対応が可能な点も嬉しい点です。導入までの時間についても、最短当日から可能という迅速さも注目したいところです。

fondesk(フォンデスク)

株式会社うるるが展開する電話代行サービスfondesk(フォンデスク)。こちらもビジネスチャットツール等での受電報告が可能となっています。

料金体系としては、100件までの受電で月額10,000円としています。101件目以降の受電の場合は、1件に月200円の従量料金が一律で発生するという点には注意しておきましょう。

セントラル・アイ株式会社

セントラル・アイ株式会社が展開する「セントラル・アイ」では、24時間365日、土日祝日も対応可能となっているため柔軟な対応が期待できるサービスです。また、様々な業界の受電業務に特化した対応が可能になっているため、安心して利用することができるでしょう。

料金プランとしては、曜日や対応時間によって大きく異なりますが、月額8,500円~48,500円で展開しています。非常に時間外やコール数の組み合わせによっては大きなコストにもなるため、注意が必要です。

株式会社ビジネスアシスト

株式会社ビジネスアシストが展開する電話代行サービスが「ビジネスアシスト」です。

業界トップ暮らすの品質として、全スタッフが秘書検定をクリアしています。定番のビジネスチャットツールとの連携も可能になっています。

料金プランとしては、月額料金20,000円~60,000円と、他社と比較すると高目の設定となっています。オペレータ―の質にこだわったサービスを利用したいという場合にはおすすめです。

電話代行サービスはビジネスチャットツールとも連携可能

電話代行サービスのなかには、ビジネスチャットツールとの連携が可能なサービスもあります。こうしたツールと連携することができることで、受電内容をより効率的に確認することができるでしょう。

Chatworkやslack、LINEなど、リアルタイムでメッセージの送受信を行えるサービスとして、ビジネスチャットツールとして定番になっています。こうしたツールとの連携を可能として、即時リアルタイムに受電内容の報告・確認を迅速に行える電話代行サービスが登場しています。

チャットツールのメッセージ機能を活用することで業務効率を下げずに受電内容の方向・確認ができるでしょう。

電話代行と勘定科目

電話代行サービスを利用する場合は、その費用を「勘定科目」として計上することになります。しかし勘定項目のなかにも様々な分類があるため、どういった分類にすればよいか頭を悩ますというケースもあるでしょう。

電話代行サービスは、外部サービスの利用になるため「外注費」に分類するのが一般的です。しかし企業によっては勘定科目の分類が異なりますので、不安な場合は経理担当者に確認してみましょう。

》電話代行サービスの支払いに対する勘定項目は「外注費」でOK? 

電話代行とコールセンターの違い

受電業務の請負について、電話代行とコールセンターの違いについて解説していきます。

電話代行とは

電話代行では、個人事業主~中小規模の企業でも気軽に導入できる規模感で提供されています。「コールセンター」のような独立した組織を設けるというわけではありません。だからこそ、企業の一員として受電対応を行うという意識を持って対応してくれるでしょう。そのため、受電業務に特化した質の高い対応を期待することができます。

コールセンターとは

コールセンターとは、大企業や認知度・利用者の多いサービスに対して設置する電話対応の組織です。そのため、大人数の電話対応スタッフが用意されることになるでしょう。そのため、コールセンター自体の開設や運営を行うだけで費用が膨大にかかることになります。オペレーターも、派遣サービスや契約社員などを採用することも多くあるでしょう。こうした点から考えてみると、スタッフ教育や質という部分において、どうしても個人差が発生してしまうという懸念点がある点は否めません。企業の一員としての質の高い対応というよりは、どちらかというと数多く発生する受電業務に対応することを目的としていると言えるでしょう。

》電話代行とコールセンターの違いは何? 

電話代行サービスの導入手順

電話代行サービスを導入する際の流れを以下で簡単にご紹介していきます。

企業との親和性

サービスを導入する際には、企業としての方向性を踏まえたうえで必要なサービスを探します。どのようなポイントを重要視するのか見極めましょう。

適切なサービス選び

次に、サービスの選定として、数多くのサービスのなかから企業に最適なサービスを選びます。電話代行サービスを選ぶポイントでご紹介した点を参考にして、比較・検討してみてください。

サービスの無料お試し・申込み

最後に、サービスの申込みを行うことになります。多くのサービスで、無料期間を提供していますので、まずは無料お試しサービスを利用してみましょう。そのうえで、本契約を行うという流れに進むのがおすすめです。

Smartdesk(スマートデスク)に注目

Smartdesk(スマートデスク)独自の基準をクリアしたオペレーターが受電対応を行うため、顧客や取引先への印象を左右する受電対応を安心して任せることができるでしょう。

また、通話ログの提供も可能になっているため、受電内容を確認することができるという点も安心です。

料金プランとしては、スタンダード(月額10,000円)/ビジネス(月額20,000円)/エンタープライズ(月額30,000円)の3種類で展開。企業の規模や受電数の目安によって最適なプランを選択することが可能です。

人気のChatworkやslackなどのビジネスチャットツールとの連携も可能としているため、さらに効率的に受電内容の報告を受け取ることができるでしょう。是非、チェックしてみてください!

》【資料DL無料】スマートデスクなら月額10,000円でプロに受電業務を委託可能?

まとめ

今回は、電話代行サービスとはなにか、特徴やメリット、その導入方法までを解説してきました。それぞれのより詳しい内容は、各詳細記事でご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください!

新型コロナウィルスの影響により、在宅ワークへの切り替え対応をお行っている企業が増えてきている昨今、企業への出社状況にも変化が生じてきています。顧客や取引先企業との連携を今後も問題なく行うために、電話代行サービスとして会社の受電対応体制を万全に整えてみてはいかがでしょうか。