コラム

英語や外国語対応の電話代行サービスとは?探し方やおすすめ5選

海外へ事業展開をしている企業では、外国語の問い合わせが増え、電話対応に苦労しているケースが多いのではないでしょうか。しかし外国語対応のスタッフを増やすのは時間も費用もかかります。

このようなお悩みを解決する方法として「外国語対応の電話代行」が注目をあつめています。電話代行は費用が安く、電話対応の質がいいことが特徴です。そのためコスト削減・業務効率化・顧客満足度アップに期待できるでしょう。

本記事では、外国語対応の電話代行サービスを選ぶポイントや、おすすめの電話代行を紹介します。


電話代行は英語に対応してる?

英語対応できるスタッフを育てるには、コストも時間もかかります。現状、英語対応スタッフが足りないという企業は多いでしょう。電話代行の中には、英語に対応したサービスがいくつかあります。そのため、海外からの問い合わせにお悩みの企業は、積極的に電話代行を利用したいところです。

海外展開を行う企業は電話対応も必須

企業のグローバル化が進む中で、海外からの受注を依頼されたり、海外支社の現地スタッフから連絡がくるケースはよくあるでしょう。企業間の連絡では、専門用語が使われる機会も多いので、電話対応に高い英語力が求められます。通訳担当が少ない企業では、担当者にかかる負担が大きく、ときには情報の行き違いや、連絡もれなど進行の妨げになる可能性があります。

このような問題を解決してくれるのが、外国語対応の電話対応です。企業専属の担当者がつくので、専門知識と英語力のどちらも兼ね備えた通訳が行えます。連絡のやり取りがスムーズになれば、今よりも業務効率をアップすることができるでしょう。

外国人の顧客に対応できるようにしたい

外国語対応の電話代行は、海外の顧客からの問い合わせにも効果的です。日本に暮らす外国人や、日本で製品を購入した海外旅行者が、英語で問い合わせをする場面はイメージがしやすいでしょう。

顧客のネイティブな英語が聞き取れなければ、問題の解決策が分からず、適切な処置をすることはできません。問い合わせの時間がかかれば、業務効率を悪化させてしまいます。

外国語対応の電話代行サービスを導入すれば、海外の顧客からの問い合わせを効率的に行えるでしょう。

電話代行で対応できる外国語

外国語の電話対応の需要が伸びていく中で、対応できる言語数が豊富になってきています。英語・中国語・韓国語など日本との取引が多い国が中心です。今後は外国人労働者の多いタイ語やフィリピン語に対応する電話代行が増えていく見通しです。

企業によって対応したい外国語は異なるでしょうから、電話代行でどのような言語に対応してくれるかは調査するようにしましょう。

》電話代行サービス『Smartdesk』でオフィスから電話をなくそう

英語などの外国語対応の電話代行を選ぶポイント

電話代行を選ぶときには、導入目的を明確にさせる必要があります。今回は外国語対応を効率化するという目的がありますから、目的を達成するためにどんな電話代行を選ぶか細かく設定していきましょう。こちらでは外国語対応の電話対応を選ぶ際に、おさえておきたいポイントについてまとめました。

どれくらいの語学力のオペレータ―が対応するのか

外国語対応の電話代行を選ぶ際に、まず重要になるのは言語レベルをどこまで求めるかという点です。簡単な受け答えができるレベルであれば、相手の連絡先の確認や、問い合わせ内容の確認業務が中心になります。このレベルであれば、高度な言語レベルは必要ありませんから、電話代行のオプションとして付けることが出来るでしょう。

海外とのやり取りが多い企業から最も需要が高いのが、日常会話ができるレベルです。ネイティブな会話でコミュニケーションが取れ、事情や製品についての簡単な説明が中心となります。

世界中に支社があり、英語のやり取りが中心ということであれば、企業の専門分野にまで精通しているレベルが必要になってきます。企業にとってどの程度の会話力を求めるか事前に決めておくことをおすすめします。

何か国語に対応しているのか

海外とのやり取りが多ければ、2か国語以上の言語対応が必要なケースも想定できます。取引実績をもとに何か国語に対応すればいいか精査しましょう。また今後取引が増えていくという予想から、対応言語を検討するのも大切です。

英語だけでOKなのか

電話代行を探すときに「英語だけでOK」では、スムーズな電話対応を行うことはできません。英語に加えて、依頼主である企業に報告できる「日本語」も重要です。外国語と日本語をどちらも日常会話レベルで話せなければ、認識相違に繋がる可能性があります。バイリンガルでどちらの言語も適切に話せる電話代行を選びましょう。

料金がどれくらいなのか

電話代行を選ぶときに気になるのは、やはり料金ではないでしょうか。もちろん安いに越したことはありませんが、サポート内容や対応件数から自社にあったサービスを選びたいところです。多くの電話代行が、月の受電数をもとに料金を設定しています。また複数言語対応の場合は、オプション料がかかるところがほとんどですので覚えておきましょう。

人件費とのバランス

外国語対応できる従業員を雇うには、採用費や給与などの費用が発生します。電話代行であれば、新しく雇用するよりも価格を抑えることが出来るでしょう。しかし月の受電数や、求める機能が増えれば、月額料金も高額になってきます。人を雇う場合と電話代行を雇う場合でどっちがお得かバランスを確認しましょう。

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外国語に対応した電話代行サービス

企業のグローバル化が進んでいる中で、外国語対応の電話代行の需要は、今後も増えていく見通しです。ここでは、英語や外国語に対応した電話代行サービスの一部として以下の5社をピックアップしてご紹介します。

  1. CUBE電話代行サービス
  2. e秘書
  3. 株式会社AIサポート
  4. 株式会社テレコメディア
  5. テレフォン秘書センター

外国語対応の電話代行を導入すれば、今よりも人件費を抑え、業務効率化につながります。それぞれのサービス内容について紹介していきますので、ぜひチェックしてみてください。

①CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービスは、サービス継続率98.8%を誇る顧客満足度の高い電話代行です。ネイティブのスペルチェックをクリアしたオペレーターが、電話対応するため安心して業務を任せられるでしょう。対応後は即企業に情報共有するので、業務効率化につながります。

月額費用は受電数によって異なり、最も安いプランで15,000円(税抜き)でご利用いただけます。受電数の上限を超えると、1件につき500円の追加料金がかかりますので、過去の受電から想定受電数を検討しましょう。

対応言語

英語

月額費用

コンパクトプラン    月30コール/月額10,000円

スタンダードプラン 月50コール/月額15,000円

スペリオルプラン    月100コール/月額25,000円

②e秘書

e秘書はベルシステム24が運営する電話代行サービスです。大規模コールセンター運営から得た30年以上のノウハウを活かした高品質な電話対応で、2000社以上の導入実績があります。

外国語対応は、英語、中国語(簡体字/繁体字)、韓国語の4言語対応です。気になる料金は通常料金に加え、月額5,000円(税抜き)でオプションとして利用できます。なお月に10件以上の外国語対応の場合、1件につき600円超過料金がかかるので注意が必要です。そのため、海外からの受電数が少ない企業におすすめの電話代行といえるでしょう。

対応言語

4か国語(英語、中国語(簡体字/繁体字)、韓国語)

月額料金

20,000円(通常料金メッセージコース15,000円+多言語オプション5,000円(10件/月))

③株式会社AIサポート

株式会社CTSは、英語・中国語・韓国語を含めた最多12カ国語に対応しているサービスです。24時間365日、各言語のスペシャリストが電話業務を行ってくれるので、いつでもクオリティが高いことがサービスの魅力でしょう。もちろん日本語もネイティブレベルですので、情報齟齬がうまれる心配はありません。

料金は月額1,300円~となっており、オプションでテレビ電話や会話の書き起こしをつけることができます。

対応言語

英語・中国語・韓国語・スペイン語・ポルトガル語・ベトナム語など計12言語

月額料金

1,300円~

④株式会社テレコメディア

株式会社テレコメディアでは、世界18言語に対応しており、日本では3.5万箇所で導入されている大手企業です。過去に国際翻訳など実務実績のあるスタッフが、3者間通訳に対応しているので、企業と取引先の会話をリアルタイムでおこなうことができるでしょう。

もちろん専門用語が使われる言語レベルの受け答えも可能です。海外新T出に力を入れたいという企業におすすめのメーカーになるでしょう。

対応言語

17言語対応

月額料金

要相談

⑤テレフォン秘書センター

テレフォン秘書センターは、ビジネス英語に精通したバイリンガルスタッフを中心とした電話代行です。創業30年のノウハウを活かし、丁寧で迅速な対応を行います。特徴としては、料金の安さでしょう。月額16,000円(税抜き)で利用いただけるので、コストパフォーマンスが高いと言えます。電話やメールを使った情報の共有機能もありますので、電話業務を効率化できるはずです。

対応言語

英語

月額料金

16,000円

》電話対応のビジネスマナーをつけよう|気をつけるべき8つのポイント

まとめ

電話代行を利用するときには、導入することでどんな問題を解決できるか具体的にイメージすることが大切です。電話代行では、対応言語数が多かったり、費用が安いなどそれぞれ長所が異なります。自社にあったプランを選び、業務効率化をすすめていきましょう。

当サイトがご紹介している「SmartDesk」では、残念ながら外国語の対応はしていません。そのため電話代行サービスとして英語や外国語を必要としている場合には、本記事でご紹介したようなサービスをチェックしてみてください!

たとえば外国語対応が必要なシーンが限られていたり、特定のお相手のみということであれば、専用の担当者を自社で賄い、それ以外の電話対応をSmartDeskにお任せいただくなど、柔軟に考えてもよいかもしれません。

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