コラム

【電話対応したくないあなたへ】電話代行サービスに任せてみませんか?

電話対応という仕事は様々な職種や業務のなかでも、苦手意識を抱かれやすい業務のひとつと言えるでしょう。です。

今回は、電話対応への苦手意識を克服するためのメソッドや、電話対応業務を代行してくれる便利な代行サービスなどについて、わかりやすくご紹介していきます。


電話対応をしたくない

インターネットやスマートフォンが発達した現代においては、電話でのやり取りに苦手意識を抱いてしまう方々は多くいるものです。

これは、顔が見えない相手とのコミュニケーションであったり、ビジネスマナー、クレームへの恐怖心、通話相手の声の聞き取りへの不安など、様々な理由から苦手意識が生まれます。この苦手意識を抱く理由として代表的なものを、以下で確認していきましょう。

》電話対応が苦手な方必見!受け答えのコツを伝授します


電話対応をしたくないと感じる理由

電話対応に苦手意識を感じてしまう要因としては、クレームの対応をしなければならなかったり、ビジネスマナーを勉強しなければならなかったりと、さまざまなものが挙げられます。

これらの理由について、以下で考えていきましょう。

ビジネスマナーが不安

お互いの顔が見えない電話対応だからこそ、言葉使いなどのビジネスマナーについては慎重になる必要があります。

ビジネスマナーがあやふやなままだと、個人のオペレーターだけではなく、会社全体の信用やイメージを傷つけてしまう恐れがあるため、苦手な要因のひとつであると言えます。

 クレームがこわい

クレームの電話対応を一度でも受けてしまうと、それがトラウマになってしまうというケースなどもよく聞きます。

クレームの対応には、怒っている相手を上手にたしなめるためのスキルが必要となってくるため、そうしたことへの恐怖心から苦手に感じる場合も多くあります。

 聞き取れないことが不安

先方の伝えたい内容や、相手の言っていることを聞き間違えてしまうと、最悪の場合には重大なミスや損失を招いてしまいます。聞き取った内容をメモにとることはもちろん、聞き取った内容を復唱して確認するなど、伝達のミスがないように工夫することが大切です。

 周囲にやり取りを聞かれるのが嫌

自分の対応に自信がない場合には、上司やほかの同僚から会話の内容を聞かれていないか気になってしまうものでしょう。しかし、気にし過ぎてしまっては肝心の電話対応業務に集中できず、聞き漏らしなどのミスに繋がります。このようなことなども、電話対応への苦手意識を生んでいる要因と言えるでしょう。

電話対応がストレスになる場合の対処法

では、電話対応が苦手な場合には、一体どのように対処していけば良いのでしょうか。ここからは、電話対応への苦手意識を克服するためのより具体的な方法について、簡単にご紹介していきます。

 電話対応がない仕事

まず真っ先に思い浮かぶのは、電話対応をしなくても済む仕事にジョブチェンジするということです。電話対応を苦手に感じている場合には、トレーニングや慣れによって解決できることもあれば、そうでないこともあります。

いずれにせよ、根本的に電話対応向いていないと感じる場合には、転職や職種等の配置転換の依頼などを検討してみると良いでしょう。

》電話対応なしでストレスフリーな仕事場にする方法

電話対応がうまい人に相談

電話対応が上手な人に、具体的なコツや上達の方法などを聞いてみるのもひとつの方法と言えるでしょう。いま現在、電話対応が得意な人であっても、最初から上手な人は意外と少ないものです。

そのような人であっても、さまざまな工夫や努力を経て、電話対応のスキルを徐々にマスターしていったはずなので、まずは積極的に相談してみることをおすすめします。

》電話対応が上手い人の特徴とは?気をつけたい8つのポイント

電話対応が苦手なことを上司に相談

自分の上司に対して、電話対応が苦手であることを素直に打ち明けてみるのも良いかもしれません。

得意になるための具体的なトレーニング方法を教えてくれたり、上司が自らロールプレイの相手をしてくれる場合もあるでしょう。仕事に関して悩みごとを抱えた場合には、まずは上司に相談するようにしましょう。

ビジネスマナーや電話マナーを学ぶ

電話対応に苦手意識を抱いている多くの場合は、自らの対応に対する自信のなさが要因していることが多くあります。

ビジネスマナーや電話対応のマナーなどは、インターネットや書籍などを通して学習することができるため、知識を高めておくことで、自信をもった案内につなげることができるでしょう。

》電話対応のビジネスマナーをつけよう|気をつけるべき8つのポイント


電話対応を代行するサービスとは

以上のように、電話対応の業務に対して苦手意識を抱く方もいらっしゃるでしょう。こうしたなり手側の不足から、近年の電話対応を必要とするビジネスモデルでは、人件費の高騰や人員不足などの深刻な問題を抱えていることも事実です。

そのため最近では、電話対応の業務効率化やコスト削減という側面からも、電話対応を外注するということが一つの選択肢として注目されています。煩雑な電話対応業務を代行することのできる「電話代行サービス」の導入を検討してみると良いかもしれません。


電話対応代行のスマートデスク

「株式会社Wiz(ワイズ)」が提供する『Smar tdesk(スマートデスク)』は、受電業務の代行サービスに向けて専用設計された新しい電話代行サービスです。

月間の対応件数に応じたシンプルな料金プランと、法人商材の営業経験から培ってきた高い対応ノウハウが特徴のサービスとなっています。

必要な情報を入力することにより、申し込みから最短当日での利用が可能となっており、繁忙期にともなう急な電話代行ニーズにも柔軟に対応することができるため、初めての代行サービスの導入などにもおすすめです。

》Smart deskの詳細はこちら!資料DLや無料相談も受付中

まとめ

今回は、電話対応への苦手意識を克服するためのメソッドや、電話対応業務を代行してくれる便利な『Smart desk(スマートデスク)』の内容などについて、解説を進めてきました。

対応オペレーターの不足や人件費の高騰などに課題を感じている方などは、今回ご紹介したサービスをはじめとする電話代行サービスの導入を、ぜひ一度、検討してみてはいかがでしょうか。

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