電話秘書を使って電話対応時間をなくそう｜サービスの特徴

企業には日々顧客や取引先企業から電話がかかってきます。時期や業種によっては、電話がひっきりなしにかかってくる場合もあるのではないでしょうか。その一つ一つの電話に対してすぐに受電することができないこともあるかもしれません。仮にもし受け取れなかった電話が顧客の注文の電話だった場合、受注のチャンスを逃してしまう可能性もあるでしょう。

そこで受電対応を漏れなく行うためにも「電話秘書代行」に注目してみてはいかがでしょうか。

今回はこの電話秘書代行について、その特徴やメリットデメリットを中心にご紹介していきます。

電話秘書代行とは

企業へ入る電話の一次対応として、代わりに対応するサービスです。受電対応を行ったうえでその内容を企業や担当者に報告をしてくれる仕組みであるため、安心して業務に集中することができるでしょう。

電話秘書代行のメリット

電話秘書代行を導入するメリットでは、人件費の削減・業務効率化・受電対応の質の向上な度が挙げられます。

コスト削減

受電対応を企業の従業員で賄っている場合、その分の時間や手間が取られてしまいます。また受電対応のスタッフを用意する場合も、人件費として大きなコストがかかります。これを代行サービスを利用することで、大きなコスト削減に繋げられるでしょう。

サービスは基本的に月額制の料金システムを採用している場合が多いため、受電数が多くない場合には1万円程度で済む場合もあるくらいです。1人のスタッフを受電対応として用意するよりも遥かに費用を抑えることができるのではないでしょうか。

業務効率の改善

受電対応を代行サービスに委託する場合、オフィスでは受電をする必要がなくなります。そのため突然の電話対応のために仕事を中断するということも減らせるでしょう。また、受電によって集中力も削がれてしまうことも考えられますが、こういった点も改善していけるでしょう。

対応の質

代行サービスでは、プロのオペレーターが対応にあたるため受電対応の質が上がることも期待できます。これまで企業の従業員が受電対応をしていた場合よりも、基礎的なマナーや研修を受けたオペレーターが対応することで、電話をかけてきた顧客や取引先企業からの印象も良くなる可能性があります。

受電するということは、最初の印象を左右する重要な役割となるため、こうしたプロのオペレーターに任せることで対応の質が上がることが期待できるでしょう。

電話秘書代行のデメリット

次に、代行サービスを利用するデメリットについて確認していきましょう。

クレームに繋がる可能性

企業の従業員が対応するわけではないため、場合によってはクレームに繋がるという可能性もあるでしょう。しかし、代行サービスでは、オペレーターが企業の一員として受電業務にあたります。企業の最低限の情報や受電対応で必要な情報はあらかじめ共有することになるため、クレームに繋がりやすいかというとそうではありません。

また、専門の研修を受けたプロのオペレーターが担当することになるため、なにかあった場合でもスムーズな対応をしてくれるでしょう。

そのため、クレームに繋がるという点に関して過度な心配は不要と言えるのではないでしょうか。

社内情報

代行サービスを利用するということは、企業外部の方がサービスを運営しています。受電業務を対応するために、企業の情報を共有する場合もあるでしょう。そのため、重要な情報が漏れるという可能性もゼロではありません。

しかしこちらに関しても、各サービスで情報の取り扱いに関するルールを設けているはずなので基本的には心配ないでしょう。

料金に注意

料金に関しては一般的に月額料金制

電話秘書代行サービスの選び方

電話秘書代行を導入する上で、サービスの選び方となるポイントを以下でご紹介していきます。

料金の比較

サービスによって、提供されている料金が大きく異なります。一般的には月額制の料金プランとなりますが、サービスによっては成果報酬型として、受電数で料金が決まるというタイプもあります。

また料金によって受電対応数が異なるため、普段の受電数がどれくらいかなどを含めて検討してみてると最適なプランを選べるでしょう。

サービス内容や機能の比較

サービスによっては、基本的な受電対応以外にも従業員のスケジュール対応、採用応募の受付などをサービス内容に含むものも展開されています。サービス内容の幅が広ければ広いほど料金も高くなる傾向にありますが、受電対応としてどこからどこまでを希望するのかを決めておくと選びやすいでしょう。

会社に適した内容かどうか

業種によっては、専門的な用語や最低限の知識が必要になる場合もあるでしょう。代行サービスのなかには、業種に関する研修を受けたオペレーターを用意している場合もあるようです。特種な業界や会社の方向性にあったサービスを選ぶことで、さらに受電対応がスムーズになり、トラブルやクレームを防ぐことができるでしょう。