コラム

【無償提供中】テレワーク化に欠かせない受電代行を期間限定で!

都心部では新型コロナウイルスの感染拡大の影響で未だ緊急事態宣言が発令されている状況です。そのうえ、感染者数の減少に関して著しい変化が見られていないことから、3月21日以降の継続の可能性もゼロではないかもしれません。

長期戦となることが予想される今回の緊急事態宣言下において、テレワークを導入する企業も増えてきたでしょう。そこで活用が広がっているのがオフィスの受電を代行してくれる「受電代行」です。

そこで今回は、テレワーク化を行う企業支援の一環で、受電代行を無料で導入できるサービスをご紹介していきます。

緊急事態宣言延長でテレワーク長期化


2021年1月7日から全国11都府県に対して発令されていた緊急事態宣言。多くの地域では2月末で解除されたものの、感染者数や医療のひっ迫状況などの改善が見られないことから、都心部では3月21日まで継続発令されることとなりました。

都心部は21日以降も継続の可能性

しかし、減少スピードが鈍化していることから、むしろ21日以降も継続される可能性ももちろんあります。

むしろ、この状況が続くのあれば、3月いっぱいまで延長される可能性の方が高いかもしれません。

テレワーク化が必須・長期化

二度目の延長により、危機感を覚える企業も増えてきたでしょう。これまで、”一時の対策でテレワークをいれても・・・”という理由や”テレワークができない業務もある”ということで、テレワークを導入していなかった企業もあるはずです。

しかし、緊急事態宣言が長期化することでテレワーク対応が長期化し、むしろ必須になる世の中になっていると言えます。

企業のテレワーク化支援で受電代行無償提供

企業がテレワークを導入するには、

  1. どのような業務をテレワークにするのか
  2. テレワークを導入する場合の制度はどうするのか
  3. テレワーク導入で必要なシステムは何か

など、決めなければならないことが多くあります。

そのうえ、テレワークに必要なシステム導入には多額のコストがかかってしまうことにもなりかねません。

しかし、現在テレワークに活用できる各サービスの中には、企業支援策として一定期間無料で利用できるキャンペーンを展開しているものもあります。

今回ご紹介する「受電代行」もその一つです。

受電代行とは


受電代行とは、いわゆる「企業にかかってくる電話を代行して受けてくれるサービス」のことで、テレワークで企業に電話を受ける人が居なくても有人で電話対応ができます。

受電代行に委託できるのは、電話対応のうち1次対応のみで、1次対応で受けた内容についてはチャットやメールなどで共有されます。それにたいして2次対応が必要かどうかを判断し、お客様対応をすることができるので、テレワークでありながら業務効率化につなげられるのがメリットです。

受電代行無償提供の期間

そんなテレワーク導入にうってつけの「受電代行」ですが、Smartdeskでは現在3月31日までのお申込みで、利用開始月から同月末までの利用が無料になるキャンペーンを実施しています。

導入費用、利用料それぞれ無料ですので、テレワーク導入時に大幅なコスト削減ができるでしょう。

>>クラウドPBXが無料で使える!?緊急事態宣言延長で利用したい企業支援策

受電代行の主なサービス

受電代行の主なサービスは以下の通りです。

  • 有人対応可能

  • 平日9:00~19:00まで代行可能

  • メール連携

  • slack連携

  • chatwork連携

  • 通話ログ

他社ではオプション対応のスラック連携や通話ログの抽出などもすべて含めて、月額11,000円(税込み)からの格安で利用することができます。シンプルなプラン設定になっているため、急ぎで導入したいという方にもおすすめです。

>>【失敗しない電話代行サービスの選び方】サービス導入失敗事例も紹介!

受電代行無償提供の注意点

Smartdeskの受電代行無償提供を利用する際は、下記の注意点を念頭にいれて、契約をするようにしましょう。

受付期間内の申請のみ対象

1つは、受付期間内の申請のみ対象であるという点です。Smartdesk受電代行の無償提供受付期間は3月31日までです。

この期限を過ぎた受付やお問い合わせについては、無償提供の対象外となりますのでご検討中の方はお早めにお問い合わせください。

期間終了後は料金発生

初月の利用料や導入における初期費用に関してはすべて無料ですが、無料利用期間終了後は月額料金11,000円(税込み)からの通常料金が発生します。

また、仮に利用開始日が4月1日であっても4月15日であっても、どちらも同じように同月末までの利用になります。そのため、なるべく月初からのご利用をご検討されるとお得です。

オプションは追加料金

Smartdeskの受電代行では、ほぼオプションを利用しなくても快適に利用することができますが、各種オプションについては無償提供の範囲外です。

そのため、無料利用期間中の料金的には、オプション料金のみ支払いが必要ということになりますので認識しておきましょう。

テレワーク×受電代行のメリット


無料で利用できるとはいえ、テレワークにおいて受電代行活用のプロセスが固まっていなければ、上手く活用することができません。

ここからは、テレワークで受電代行を利用するメリットについて解説します。これを参考に是非、自社ではどのような活用ができるのかというところを検討してみてください。

電話の移行作業が必要なくなる

テレワークを導入するには、固定電話の番号を自宅で受けることができるようにするなど電話の移行作業が必要になります。

この作業が現実的に難しいという点から、電話の受付業務を行っている事務員のみオフィスに残っているというケースも少なくないでしょう。

しかし、その点電話代行サービスを利用すればオフィスから電話をなくすことができるので電話の移行作業が必要なくなります。折り返しの電話が必要な場合は社用携帯などの番号をお伝えしてもらえばよいので問題ありません。

注力すべき業務に専念できる

また、注力すべき業務に専念できるのも利点です。電話は企業にとって欠かせないものですが、一方で電話を受けている間は他の作業を止めてしまうケースもすくなくなく業務効率を著しく下げている可能性もあります。

受電代行を利用すれば、電話の受電に惑わされず注力すべき業務に集中できるので業務効率化に繋がるでしょう。

プロが電話対応をしてくれる

受電業務は、企業に入ってすぐの新入社員や事務員が受ける仕事というイメージがありますが、実は企業の第一印象にも繋がる重要な仕事です。

しかし、テレワークになることで受電の仕方や基本的なルールなどの教育の場がとれなくなる企業も少なくないのではないでしょうか。

その点、受電代行を利用すれば、研修に取る時間も必要なく、プロが電話対応をしてくれるので教育不足が要因で企業の評価を下げるリスクがありません。

受電代行無償提供ならSmartdeskへ

今回ご紹介した「Smartdesk受電代行」の無償提供サービスは、下記のお問い合わせ窓口からご相談を承っています。

今後緊急事態宣言や新型コロナウイルスとの闘いが長期化していく中で、企業の働き方としてテレワークが必須となっていくと考えられます。

採用などの面においても、おそらく「在宅ワーク」や「テレワーク」を取り入れている企業が強くなってくるでしょう。

今月までの受付で、導入費用、初期費用、初月利用料かからず始められますので、是非この機会にお試ししてみてはいかがでしょうか。