コラム

年末年始や長期休暇の電話アナウンスに?シーン別の留守電メッセージを紹介!

年末年始やゴールデンウィークの長期休暇など、営業時間外に電話がかかってきた場合には、会社の留守電メッセージを定期的に入れ替えておくことで、機会損失のリスクを最小限に抑えることができます。

しかし、いざ留守電メッセージを残そうと思っても「一体どんな内容を話していいのかわからない」と困ってしまう方は意外と多いのではないでしょうか。

今回は、年末年始や営業時間外に活用することができる、便利な留守電メッセージの例文などを、それぞれのシチュエーションごとに、わかりやすくご紹介いたします。

メッセージを録音するときのポイント

さて、具体的なメッセージの例文をご紹介する前に、まずは留守電メッセージを録音するときの注意点やポイントについて、しっかりと確認しておきましょう。

留守電メッセージに入れておくべき情報としては、主に以下の5つの項目が挙げられます。

  • 電話そのものへの感謝の言葉
  • 会社の名前や店舗の名前
  • 留守電メッセージに繋がった理由
  • 応対できないことへの謝罪の言葉
  • 相手にしてほしいことを簡潔に伝える

特に、年末年始やゴールデンウィークなどの長期休暇の場合には、日にちを跨いだ対応となる可能性が高いため、休業していることへの謝罪の言葉や、何日の何時から営業を再開するのかなど、相手の立場に立った丁寧なフレーズを吹き込むように意識することが重要です。

また、留守電メッセージがあまりに長いようでは、相手の大切な時間を奪ってしまうだけではなく、結果的には通話の料金も高くついてしまうため、伝えるべきことは「シンプルかつ簡潔に」伝えるよう心がけておきましょう。

長期休暇以外の留守電メッセージ

ここからは、定休日や営業時間外などの「長期休暇以外」の留守電メッセージを、あわせて3つのシチュエーションに分けてご紹介いたします。

 定休日の例文

お電話ありがとうございます。

株式会社◯◯(会社名や店舗名)でございます。

誠に申し訳ございませんが、本日は定休日となっております。

弊社の営業時間は、月曜日から金曜日の、午前9時から午後6時となっております。

恐れ入りますが、再度営業時間内におかけ直しいただきますよう、

よろしくお願い申し上げます。

営業時間外の例文

お電話ありがとうございます。

株式会社◯◯(会社名や店舗名)でございます。

誠に申し訳ございませんが、本日の営業は終了いたしました。

弊社の営業時間は、月曜日から金曜日の、午前9時から午後6時となっております。

恐れ入りますが、再度営業時間内におかけ直しいただきますよう、

よろしくお願い申し上げます。

 会社移転時の例文

お電話ありがとうございます。

株式会社◯◯(会社名や店舗名)でございます。

誠に申し訳ございませんが、会社移転につき電話番号が変更となりました。

弊社の新しい電話番号は、01-2345-6789、01-2345-6789でございます。

恐れ入りますが、再度新しい電話番号までおかけ直しいただきますよう、

よろしくお願いいたします。

長期休暇の留守電メッセージ

続いては、年末年始やゴールデンウィークなどの「長期休暇」の留守電メッセージを、あわせて3つのシチュエーションに分けてご紹介いたします。

 ゴールデンウィークの例文

お電話ありがとうございます。

株式会社◯◯(会社名や店舗名)でございます。

大変申し訳ございませんが、

4月29日(木曜日)から、5月5日(水曜日)までの間は、

ゴールデンウィークにつき、休業とさせていただきます。

次回の営業日は、5月6日(木曜日)の午前9時より、通常営業となりますので、

改めてお電話いただきますよう、よろしくお願いいたします。

 お盆休みの例文

お電話ありがとうございます。

株式会社◯◯(会社名や店舗名)でございます。

大変申し訳ございませんが、

8月13日(金曜日)から、8月15日(日曜日)までの間は、

夏期休業期間とさせていただきます。

次回の営業日は、8月16日(月曜日)の午前9時より、通常営業となりますので、

改めてお電話いただきますよう、よろしくお願いいたします。

年末年始の例文

お電話ありがとうございます。

株式会社◯◯(会社名や店舗名)でございます。

大変申し訳ございませんが、

12月30日(水曜日)から、1月3日(日曜日)までの間は、

年末年始につき、休業とさせていただきます。

次回の営業日は、1月4日(月曜日)午前9時より、通常営業となりますので、

改めてお電話いただきますよう、よろしくお願いいたします。

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時間外の応対なら「代行サービス」が便利

営業時間外の留守電メッセージは、会社や店舗のイメージ悪化を防ぐためにも有効な手段と言えるでしょう。

しかし、いくら留守電メッセージを残したとはいえ、電話応対ができない事実は変わらないため、機会損失のリスクを最小限に抑えたい場合には、応対業務を他社に委託することができる「電話代行サービス」がおすすめです。

サービスのなかには、休日や夜間の対応をしてくれるものもあるため、ぜひチェックしてみてください!

まとめ

今回は、年末年始や営業時間外に活用することができる、便利な留守電メッセージの例文などを、それぞれのシチュエーションごとに、わかりやすくご紹介いたしました。

年末年始やお盆休み、ゴールデンウィークなどの長期休暇のシーンにおいては、どの窓口も閉まっている場合が多いため、電話代行サービスを導入することによって、競合他社との差別化を図ることができるかもしれません。

また、繁忙期の一時的な電話代行ニーズにも柔軟に対応することができるため、営業時間外の電話応対に悩んでいる方などは、電話代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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