電話代行と転送電話の違いはなに？それぞれの特徴を解説
企業の受電対応を効率的に行う手段として、電話代行と転送電話があります。すでに転送電話を導入している企業では、電話代行は必要ないと感じている方もいるかもしれませんが、電話代行と転送電話は、それぞれ特徴が異なることをご存知でしょうか。
本記事では、電話代行と転送電話の特徴を紹介し、違いについて解説していきます。電話業務の見直しをしたいとお考えの方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。
企業の印象を決めるのが受電対応
企業では、毎日多くの電話がかかってきます。顧客・勧誘・間違い電話など全ての電話に、丁寧に対応するのは困難でしょう。電話はこれまで行っていた作業を止める必要がありますし、電話が長引けば、その後の進捗が遅れる可能性さえあります。
しかし受電対応は、会社の印象を決める重要な業務です。もし顧客が、企業に電話をかけときに誰もでなければ、相手は企業に対して不愉快な印象を持つでしょう。
その後の会話をスムーズにすすめるためにも、不在時の電話対応をどうするか、あらかじめ決めておく必要があります。
電話代行や転送電話が注目されている
メールやチャットといったコミュニケーションツールが発展していくなかでも、ビジネスの場では、まだまだ電話を利用する機会は多いでしょう。しかし電話は、本来の作業を止めて対応する必要があり、また担当者不在の場合には機会損失になるという手間のかかる業務です。
業務効率化としての電話代行と転送電話
そこで電話業務を効率化する方法として「電話代行」と「転送電話」に注目が集まっています。すでに企業では、転送電話のみ導入しているというケースもあるでしょう。しかしこの２つは、どちらも電話業務を効率化するための手段ですが、それぞれ目的が異なります。こちらでは電話代行と転送電話の特徴と目的ついて解説していきます。
電話代行とは？
まず電話代行とは、企業の電話業務を効率化するための外注サービスです。企業に代わって、電話対応のプロが業務を行ってくれるので、品質の高い電話対応をしつつ、社内の受電対応を０にすることも可能です。
業務に集中できる
社内の電話には、顧客や他社の営業、間違い電話などさまざまな電話がかかってきますから、電話代行に任せることで、重要な案件だけ報告をもらい、本来の作業に注力できるでしょう。
電話が繋がらないリスクを減らせる
また電話代行は、オフィスに従業員が不在の際は電話が繋がらないというリスクを軽減できます。そのため企業は安心して電話を任せられますし、顧客も電話がつながらない不安感じさせません。そのため双方にとってメリットがある手段といえます。テレワークを導入する企業がふえているからこそ、検討したいサービスではないでしょうか。
コスト削減にも
さらに電話代行は、コスト削減にもつながります。新たに電話対応を任せるための従業員を雇用すると、採用費や固定給など費用が発生します。しかし電話代行は、月1万円～という低価格で利用できるので、コストパフォーマンスの良さが魅力です。
転送電話とは？
一方で転送電話とは、固定電話サービスのひとつです。転送電話は、オフィス宛の電話に出られないときに、電話対応できる人に電話を転送してくれます。
転送電話が2種類
転送電話は主に、建物内で使える「内線転送」と、建物外への「外部転送」の２つに分けられています。とくに外部転送は、「ボイスワープ」と呼ばれることも多いので、こちらの方が馴染み深い方も多いのではないでしょうか。
外部転送はさらに2種類
外部転送は更に「無条件転送」と「無応答転送」に分類できます。無条件転送は、コール音を鳴らさずに転送先へ接続するサービスです。電話口の相手にも不自然さを感じさせません。一方で無応答転送は、社内に電話したときに不在時のみ転送されるサービスです。従業員が電話に出ることもできるので多くの企業で導入が進んでいます。
転送電話は、社内にかかってくる電話を逃さず転送できるので、機会損失を防げることが特徴です。また固定電話がNTTであれば、転送電話は月額500円～利用可能となっています。電話代行と比較して費用を抑えられるでしょう。
どちらがおすすめなの？
電話代行と転送電話は、電話を効率化したいと考えている方にとって効果的なツールです。しかし使い勝手や料金の違いからどちらを導入しようか迷うことでしょう。業務効率を目指すなら、電話代行と転送電話双方の導入をおすすめします。
電話代行の良さ
電話代行は、転送電話と比較しコストがかかりますが、電話業務を減らせるという確実性が魅力です。電話代行のスタッフは、電話対応のプロとしての経験を活かし、電話口の相手とスムーズに連絡をとることができるでしょう。また企業のスタッフとして名乗るので、顧客からの信頼を得やすいという特徴もあります。
転送電話の良さ
反対に転送電話は、月額500円ほどで社内に人がいないときに、電話を転送できるコストパフォーマンスの良さが魅力です。電話は自分で出ることに変わりありませんが、自分自身で対応できるというメリットがあります。
目的によって異なるのでそれぞれ開設
電話代行と転送電話の両方を導入することで、電話業務の負担をぐっと減らすことができるでしょう。たとえば営業時間内は転送電話を使い、営業時間外は電話代行に任せれば、機会損失を防ぎつつ、仕事とプライベートを割り切ることができます。
また転送電話の場合、電話の機会損失を防ぐとはいえ、電車やバスの中で電話に出ることはできません。つまり転送電話だけでは、受電放棄を0にすることは不可能と言えます。そこで、転送電話の先を電話代行に設定するという方法がおすすめです。社内で電話対応できる人がいなくても、電話代行につながりますので、受電を無視せずビジネスチャンスにつながるでしょう。
まとめ
電話業務の効率化には、電話代行と転送電話の２つがありますが、それぞれ特徴が異なります。電話業の効率化を計りたいのであれば、どちらも導入すると良いでしょう。また電話代行の中には、一次受けした電話を担当者に転送してくれる「転送電話サービス」があります。
重要な用件だけ転送してくれるので、勧誘電話に時間を取られず、自分の仕事に集中できるはずです。その他にも伝言をチャットツールでお知らせしてくれる機能や、通話ログを残せる機能などがありますので、気になる方は、スマートデスクにお問い合わせください。