コラム

電話代行サービスの支払いに対する勘定項目は「外注費」でOK?

最近では業務効率化や生産性向上の観点から、電話代行サービスに注目が集まっています。電話代行サービスを利用する際に気になるのが、契約料をどの勘定項目に設定するかという点です。これまで電話代行サービスを利用してこなかった企業では、分類方法に迷うこともあるでしょう。

企業の経理担当全員が、勘定科目を分類するときに間違えることがないよう、なるべく分かりやすい項目にしたいところです。そこで本記事では、電話代行サービスの勘定科目の設定について解説していきます。

勘定科目とは

企業で金銭の出入りがあった場合に、どんな目的で現金が使われたか示すのが「勘定科目」です。金額の目的を示す「インデックス」としての役割があります。

勘定科目は、経理担当が賃貸対照表や損益計算書を管理する際に、必ず使うため、経営の良し悪しを判断するための材料にも使われてます。また銀行や株主などの社外に、金銭の流れを把握して貰いやすいというメリットもあります。

目的に応じて適切な勘定科目を当てはめるためにも、まずは勘定科目にどんな項目があるか確認しておきましょう。

電話代行の利用で勘定科目を設定

いざ電話代行サービスを利用する際に、勘定科目の「何」として分類されるかは気になるポイントです。まずは勘定科目の分類方法について見ていきましょう。

勘定科目の決め方

勘定科目の決め方は、法律や絶対的な基準は存在しません。企業や会計ソフトごとに異なる場合があります。しかし勘定科目は、誰でも同じように仕訳を行うために、いくつか注意点があります。

  • 誰が見てもわかりやすいように、青色申告に使われる勘定科目を使う
  • 一度使った勘定科目は、継続利用する
  • 新しく勘定科目を作った際には、何の項目か分かりやすくする

賃貸対照表や損益計算表は、銀行や株主などの社外が目を通します。勘定科目が曖昧だと金銭管理が杜撰(ずさん)だという印象を持たれる可能性もありますので、しっかりと入力しましょう。

勘定科目の主な種類

勘定科目の種類は以下の5つに分類されます。

  1. 資産:現金、預金、手形、固定資産(有形・無形を問わない)
  2. 負債:買掛金、借入金
  3. 純資産:資産金、資本準備金、資本剰余金、元入金
  4. 収益:サービスの提供によって得られる売上、受取利息、受取配当金
  5. 費用:売上原価、販売管理費

電話代行の場合、業務委託となりますから「5.費用」の中の外注費に分類されるのが一般的です。

勘定科目は自由に設定可能

勘定科目の項目は、法律によって決まっている訳でありません。職場の事情に合わせて自由に設定することができます。

例えば外注費に分類するには内容が曖昧で困るという場合には、他の項目に変更して問題ありません。

しかし安易に他の項目に変更したり、新しい科目を作る際には、かえって分かりにくくなる場合もありますから、慎重に検討しましょう。

勘定科目の重要性を理解しよう

企業では従業員の交通費や、債務に対する利息など、毎日多くのお金が出入りしています。ひとつひとつの費用に勘定科目を付けるのが、面倒と感じる方もいるでしょう。

しかし目的に応じた勘定項目が設置されていることで、経営状況や事業計画の進捗を見ることができるようになります。こちらでは勘定科目の重要性について解説していきます。

会社の経営状態を把握できる

もし、勘定項目が杜撰に管理されていれば、何にいくら使ったのかが分かりにくく、利益がいくらなのかも判断がつかないでしょう。勘定科目は、経費の無駄に気づいたり、経営状態を把握するためにも重要です。

電話代行利用で勘定科目を記載するメリット

電話代行サービスを利用するには、必然と外注費が発生しますが、人件費削減や業務効率化が見込めます。そこで電話代行サービスを、勘定項目として入力することで生まれるメリットについて見ていきましょう。

会社の予算の動きが理解しやすい

電話代行サービスの外注費を勘定項目に入力しておくと、サービスの導入の前後で、どれだけ収支が変化したかを確認することが出来ます。

サービス費用で出費は増えますが、結果的に利益がアップしていれば、その予算を当てる価値があったと判断できるでしょう。勘定項目の記入は、サービスが無駄な予算ではなかったかどうかを判断するためにも有効です。

生産性が上がったかどうか収支の変化で確認できる

電話受付は、電話を取って終わりという業務ではありません。電話対応の際は他の作業を中断しなければなりませんし、電話で用件を聞き上司へ報告するなど時間がかかる業務です。

電話代行サービスの導入によって、他の作業に集中することができ、人員の適正化にも繋がるでしょう。勘定項目に電話代行サービスの金額を記入しておけば、収支の変化で、どれだけ生産性がアップしたのかが簡単に確認可能です。

サービスの導入費以上の売上が得られれば、サービスの導入が無駄ではなかったと照明できるでしょう。

電話代行で勘定科目を設定する際の注意点

会社の経営業態を見極めたり、業務の無駄を見つけることが出来る勘定項目は、適切な項目を設定することでより金銭の流れを管理しやすくなります。

ここでは、電話代行で勘定科目を設定する際の、注意点について確認しましょう。

会社規定に従う

勘定項目の法律やルールがないため、勘定科目は企業ごとのルールに従い設定していきます。例えば紙は企業によって「消耗品」と分類されたり「文房具費」と設定される場合もあります。もともとある勘定科目に該当しない場合は、新しく科目を設定しても問題ありません。

何の目的で使われた費用なのか明確であること、支出が必要な費用だったかどうかを確認できるかを注意して、勘定科目を設定しましょう。

勘定科目として設定したら電話代行も継続利用が前提となる

一度設定した勘定科目は、変更しないのが原則です。これを「継続性の原則」と言います。

例えば、紙を「消耗品」として登録した場合は、その後「文房具費」に変更することはできません。もし変更する際には、財務諸表に注記が必要となります。

電話代行サービス利用に関する勘定項目

勘定項目の設定は安易に決めると、管理が曖昧になってしまいます。また経理担当や社外が目にする機会も多いため、誰もが理解できるよう分かりやすい勘定項目の設定が重要です。

ここでは電話代行サービスを、勘定項目に設定する際のポイントについて解説していきます。

電話代行の勘定項目は外注費が一般的

電話代行サービスを導入する際の勘定科目は「外注費」に設定するのが一般的です。外注費処理の場合、源泉徴収の取得も必要ありませんし、月契約であれば毎月の引き落とし時に処理すればいいだけなので、手間なく処理できるでしょう。

また専門業者への委託となるので「支払手数料」に分類しても問題ありません。細かく勘定項目を分けすぎてもかえって手間が増えてしまいますから、誰もが分かりやすい項目に分類することが大切です。

社内の電話代の勘定科目は通信費

電話代行サービスは、一般的に外注費に分類されます。社内で電話をする際にかかった費用は「通信費」に分類されますので、電話業務なのに通信費でなくていいのかと感じることもあるでしょう。

電話代行サービスとの契約では、外部への委託として金銭が発生していますので、外注費と設定しておきましょう。そのほうが経費の無駄を見つけやすいはずです。

勘定項目を区別するとわかりやすい

勘定項目は「資産・負債・純資産・収益・費用」の5つのグループに分類可能。この5つは経営状況を判断するために使われる「貸借対照表」と「損益計算書」の項目です。

その中でも電話代行サービスは「費用」の1つである外注費に分類だれます。一見すると出費に見えますが、電話代行サービスを外注することで、本来の業務に集中出来たり、電話番として人を雇用する必要もなくなります、

そのため、収益のアップに繋がるでしょう。勘定項目を区分することで、何の費用によって収益がアップしたのか、それとも無駄だったのかを判断できるはずです。

外注費として電話代行費用を支払い

電話代行サービスを導入することで、余計なセールス電話の対応をしなくて済みますし、本来の業務に時間を当てることができるでしょう。

またオペレーションのプロが電話作業を行ってくれるので、お客様からの印象も良く、企業のブランディングとしても有効です。従業員が少なく、1人当たりの業務量が多い企業ほど、電話代行サービスの導入をおすすめします。

経理担当の中には、勘定項目の設定は、分類が複雑で時間のかかる作業だと感じている方も多いかもしれません。しかし勘定項目を適切に入力すれば、電話代行サービスの活用によって、いくらの利益につながったかを判断できるはずです。

電話代行サービスは外注費に分類されますので、サービス導入後は、外注費や収益の増減を確認し業務効率化や人件費削減に有効かどうか判断しましょう。

まとめ

今回は電話代行を導入する際にその勘定科目がどこに分類するべきかという点に焦点をあててご紹介しました。

電話代行などの代行サービスを利用する場合、他社サービスの外注になるため「外注費」として分類するのが一般的と言えるでしょう。

しかし勘定科目は企業によって独自の設定があるため、必ずしも外注費として設定しなくてはならないというわけではありません。

経理担当者に確認したうえで勘定科目を決定することでトラブル等を防ぐようにしましょう。